Schichtverwaltung
Arbeitsschichten definieren, Planungsmuster erstellen und Nachtschichten, rotierende Zeitpläne und temporäre Änderungen verwalten.
Gespeicherte Schichten (Schichtvorlagen)
Die Seite „Gespeicherte Schichten" ist Ihre Bibliothek aller definierten Schichtvorlagen. Jede Schicht legt Start- und Endzeit sowie optionale Einstellungen wie Karenzzeit und Nachtschichtmodus fest. Erstellen Sie Schichten einmal und weisen Sie sie dann den Mitarbeitern zu.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Schichtname | Ein beschreibender Name zur Identifizierung der Schicht (z. B. Frühschicht, Nachtschicht). |
| Startzeit | Die Uhrzeit, zu der die Schicht beginnt. |
| Endzeit | Die Uhrzeit, zu der die Schicht endet. |
| Nachtschicht | Ob diese Schicht über Mitternacht hinausgeht (abends beginnt und am nächsten Morgen endet). |
| Karenzzeit | Toleranzminuten bevor ein Mitarbeiter als verspätet gilt. |
| Mitarbeiter | Anzahl der derzeit dieser Schicht zugewiesenen Mitarbeiter. |
| Aktionen | Schichtvorlage bearbeiten oder löschen. |
| Schichtname | Startzeit | Endzeit | Typ |
|---|---|---|---|
| Morning Shift | 08:00 | 16:00 | Regular |
| Evening Shift | 14:00 | 22:00 | Regular |
| Night Shift | 22:00 | 06:00 | Overnight |
Schicht erstellen
Klicken Sie auf , um eine neue Schichtvorlage zu erstellen. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Typ | Erforderlich | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Schichtname | Text | ✅ | Ein einzigartiger, beschreibender Name für diese Schicht. | Frühschicht |
| Startzeit | Uhrzeit | ✅ | Beginn der Schicht. Mitarbeiter, die vorher einstempeln, werden als Frühankunft erfasst. | 09:00 |
| Endzeit | Uhrzeit | ✅ | Ende der Schicht. Wird für Überstundenberechnung und automatisches Ausstempeln verwendet. | 17:00 |
| Nachtschicht | Umschalter | ❌ | Aktivieren Sie dies, wenn die Schicht über Mitternacht geht (z. B. 22:00 bis 06:00). Das System verknüpft das Ausstempeln korrekt mit dem nächsten Tag. | Deaktiviert (für Tagesschichten) |
| Ausstempeln am nächsten Tag | Umschalter | ❌ | Bei Aktivierung erwartet das System, dass das Ausstempeln am nächsten Kalendertag erfolgt. Wird automatisch für Nachtschichten aktiviert. | Automatisch für Nachtschichten |
| Karenzzeit (Minuten) | Nummer | ❌ | Anzahl der Minuten nach Schichtbeginn, in denen der Mitarbeiter noch als „pünktlich" gilt. Danach wird er als verspätet erfasst. | 15 |
Schichten den Mitarbeitern zuweisen
Nach dem Erstellen von Schichten müssen Sie diese den Mitarbeitern zuweisen. Sie können Schichten einzeln über das Mitarbeiterprofil oder massenweise über die Schichtverwaltungsseite zuweisen.
Mitarbeiter auswählen
Verwenden Sie Kontrollkästchen in der Mitarbeiterliste, um einen oder mehrere Mitarbeiter auszuwählen, oder filtern Sie nach Filiale/Abteilung, um die gewünschten Mitarbeiter zu finden.
Schicht auswählen
Wählen Sie die Schichtvorlage aus dem Dropdown-Menü, die Sie zuweisen möchten.
Zuweisung anwenden
Klicken Sie auf „Zuweisen", um die Schicht auf alle ausgewählten Mitarbeiter anzuwenden. Die Änderung wird sofort wirksam.
Multi-Schicht-System
AttendUX unterstützt die Zuweisung mehrerer Schichten an einen einzelnen Mitarbeiter. Dies ist nützlich für Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitszeiten oder flexiblen Stempelzeiten. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Schichten hat, bestimmt das System intelligent die richtige Schicht beim Einstempeln.
So funktioniert Multi-Schicht:
- Weisen Sie einem Mitarbeiter zwei oder mehr Schichten über sein Profil oder die Massenzuweisung zu.
- Wenn der Mitarbeiter einstempelt, vergleicht das System die aktuelle Uhrzeit mit allen zugewiesenen Schichten und wählt die am besten passende Schicht.
- Alternativ kann der Mitarbeiter in der mobilen App manuell die Schicht auswählen, für die er einstempelt, wenn mehrere Schichten verfügbar sind.
Krankenschwester Sarah hat sowohl die Frühschicht (7:00–15:00) als auch die Spätschicht (15:00–23:00) zugewiesen. Wenn sie um 6:55 einstempelt, ordnet das System sie automatisch der Frühschicht zu. Wenn sie um 14:50 einstempelt, wird sie der Spätschicht zugeordnet.
Nachtschicht / Über Mitternacht
Nachtschichten, die über Mitternacht gehen (z. B. 22:00 bis 06:00), erfordern eine besondere Behandlung, da Ein- und Ausstempeln an verschiedenen Kalendertagen stattfinden. AttendUX behandelt dies automatisch, wenn die Schicht korrekt eingerichtet ist.
Nachtschicht einrichten
Startzeit festlegen (abends)
Geben Sie die abendliche Startzeit ein, z. B. 22:00 (10:00 PM).
Endzeit festlegen (nächster Morgen)
Geben Sie die morgendliche Endzeit ein, z. B. 06:00 (6:00 AM). Das System versteht, dass dies am nächsten Tag ist.
Nachtschicht-Option aktivieren
Aktivieren Sie die Option „Nachtschicht". Dies teilt dem System mit, dass das Ausstempeln am nächsten Kalendertag erwartet wird, und die Anwesenheit unter dem Einstempeldatum erfasst wird.
Nachtschicht 22:00 bis 06:00
Omar arbeitet die Nachtschicht (22:00–06:00) mit aktivierter Nachtschicht-Option. Er stempelt um 21:55 am 15. Januar ein. Das System erfasst die Anwesenheit unter dem Datum 15. Januar. Er stempelt um 06:05 am 16. Januar aus. Das System verknüpft das Ausstempeln korrekt mit der Schicht vom 15. Januar, berechnet 8 Stunden und 10 Minuten Arbeitszeit und erkennt keine Verspätung (5 Minuten vor Schichtbeginn angekommen). Das automatische Ausstempeln, falls konfiguriert, würde um 06:00 am 16. Januar ausgelöst.
Intelligentes Planungssystem
AttendUX bietet drei Planungsmodi, die mit einer klaren Prioritätsreihenfolge zusammenarbeiten. Sie können sie für maximale Flexibilität kombinieren.
Wochenplan
Weisen Sie jedem Wochentag eine andere Schicht zu. Ideal für Mitarbeiter mit festen, aber von Tag zu Tag variierenden Arbeitszeiten.
| Tag | Zugewiesene Schicht |
|---|---|
| Samstag | Nachtschicht (22:00–06:00) |
| Sonntag | Frühschicht (9:00–17:00) |
| Montag | Frühschicht (9:00–17:00) |
| Dienstag | Frühschicht (9:00–17:00) |
| Mittwoch | Frühschicht (9:00–17:00) |
| Donnerstag | Frühschicht (9:00–17:00) |
| Freitag | — (Ruhetag) |
Rotationsplan
Definieren Sie ein wiederkehrendes Schichtmuster, das automatisch rotiert. Ideal für 24/7-Betriebe.
Muster definieren
Erstellen Sie ein Rotationsmuster, indem Sie Schichten der Reihe nach festlegen, einschließlich freier Tage. Beispiel: Früh, Früh, Nacht, Nacht, Frei, Frei.
Startdatum festlegen
Wählen Sie das Datum, an dem die Rotation beginnt. Das System rotiert das Muster ab diesem Datum endlos.
Mitarbeitern zuweisen
Weisen Sie die Rotation den Mitarbeitern zu. Sie können verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Startdaten versetzen, um eine vollständige Abdeckung zu gewährleisten.
Temporäre Schichten
Überschreiben Sie den regulären oder Rotationsplan für jeden Mitarbeiter an bestimmten Tagen.
Temporäre Schichten haben die höchste Priorität. Wenn eine temporäre Schicht für ein Datum zugewiesen ist, überschreibt sie den Wochen- und Rotationsplan für diesen Mitarbeiter an diesem Datum vollständig. Nach Ablauf des temporären Datums kehrt der Mitarbeiter automatisch zu seinem regulären Plan zurück.
Planungspriorität
Wenn mehrere Planungstypen eingerichtet sind, verwendet das System diese Prioritätsreihenfolge, um die aktive Schicht zu bestimmen:
| Priorität | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 (Höchste) | Temporäre Schichten | Überschreibt alles für bestimmte Daten. |
| 2 | Rotationsplan | Aktives Muster basierend auf Startdatum und Zyklus. |
| 3 | Wochenplan | Tägliche Zuweisung für die Woche. |
| 4 (Niedrigste) | Standardschicht | Die direkt dem Mitarbeiterprofil zugewiesene(n) Schicht(en). |
Beispiel: Fabrik mit 3 rotierenden Schichten
Szenario: Einrichtung einer Fabrik mit Dauerbetrieb
ABC-Fabrik arbeitet rund um die Uhr mit drei 8-Stunden-Schichten. Jeder Arbeiter durchläuft alle drei Schichten in einem 6-Tage-Zyklus mit zwei freien Tagen.
| Schicht | Startzeit | Endzeit | Nachtschicht |
|---|---|---|---|
| Frühschicht | 06:00 | 14:00 | ❌ |
| Spätschicht | 14:00 | 22:00 | ❌ |
| Nachtschicht | 22:00 | 06:00 | ✅ |
Das Rotationsmuster ist: Früh, Früh, Spät, Spät, Nacht, Nacht, Frei, Frei. Team A beginnt an Tag 1, Team B beginnt an Tag 3 und Team C beginnt an Tag 5 — so ist jede Schicht jederzeit vollständig besetzt.
Beispiel: Ausstempeln bei Nachtschicht
Szenario: Wie das Ausstempeln für eine 22:00–06:00-Schicht funktioniert
Wachmann Khalid hat die Nachtschicht (22:00–06:00) mit aktivierter Nachtschicht-Option. Er stempelt um 21:50 am 10. März ein. Um 06:00 am 11. März wird automatisch ausgestempelt. Sein Anwesenheitsdatensatz zeigt: Datum = 10. März, Einstempeln = 21:50, Ausstempeln = 06:00, Gesamtstunden = 8 Std. 10 Min., Status = Anwesend (vor Schichtbeginn angekommen). Vergisst Khalid das Ausstempeln, erkennt das Einzelstempel-System dies und markiert es zur Admin-Überprüfung, wobei das automatische Ausstempeln auf die Schichtendzeit gesetzt wird.