Ausgaben & Verwahrung
Reichen Sie Mitarbeiterausgaben ein, verfolgen und genehmigen Sie sie mit Belegupload, Kategorieverwaltung und Firmenverwahrung.
Ausgaben-Dashboard
Das Ausgaben-Dashboard bietet einen schnellen Überblick über alle Ausgabenaktivitäten, einschließlich Gesamtbeträge, ausstehende Genehmigungen und Verwahrungssalden.
Das Dashboard zeigt vier Zusammenfassungskarten:
| Berichtstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtausgaben | Summe aller eingereichten Ausgaben für den aktuellen Zeitraum. |
| Ausstehende Genehmigung | Anzahl der Ausgaben, die auf Managerprüfung warten. |
| Genehmigt | Anzahl der genehmigten Ausgaben für den Zeitraum. |
| Verwahrungssaldo | Verbleibender Saldo auf dem Firmenverwahrungskonto des Mitarbeiters. |
Neue Ausgabe einreichen
Um eine Ausgabe einzureichen, klicken Sie auf „+ Neue Ausgabe" und füllen Sie das Formular aus.
| Feld | Typ | Erforderlich | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Kategorie | Dropdown | ✅ | Wählen Sie die Ausgabenkategorie aus der Dropdown-Liste. | Reise |
| Betrag | Nummer | ✅ | Geben Sie den Ausgabenbetrag ein. | 250,00 |
| Währung | Dropdown | ✅ | Wählen Sie die für diese Ausgabe verwendete Währung. | EGP |
| Ausgabendatum | Datum | ✅ | Das Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist. | 2025-01-15 |
| Beleg | Datei-Upload | — | Laden Sie ein Foto oder einen Scan des Belegs zur Überprüfung hoch. | receipt_taxi_jan15.jpg |
| Beschreibung | Text | — | Kurze Beschreibung, wofür die Ausgabe war. | Taxi vom Büro zum Kundentermin |
Ausgabenkategorien
Ausgaben werden in Kategorien organisiert, um Nachverfolgung und Berichterstattung zu erleichtern. Administratoren können die Kategorieliste anpassen.
| Kategorie | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Reise | Flüge, Hotels und reisebezogene Kosten. | Hin- und Rückflug nach Dubai |
| Mahlzeiten | Geschäftsessen und Verpflegungsausgaben. | Kundenessen Mittagessen |
| Büromaterial | Schreibwaren, Druck und Büromaterialien. | Druckerpapier und Tintenpatronen |
| Transport | Taxi, Fahrdienstleister, Kraftstoff und lokaler Transport. | Uber zum Flughafen |
| Sonstige | Verschiedene Ausgaben, die in keine andere Kategorie passen. | Konferenz-Anmeldegebühr |
Genehmigungsworkflow
Jede Ausgabe durchläuft einen strukturierten Genehmigungsprozess zur Sicherstellung von Verantwortlichkeit und ordnungsgemäßer Dokumentation.
Entwurf
Die Ausgabe wurde erstellt, aber noch nicht eingereicht. Sie können alle Details bearbeiten und Belege anhängen.
Eingereicht
Die Ausgabe wurde zur Prüfung eingereicht. Der zuständige Manager erhält eine Benachrichtigung.
In Prüfung
Der Manager prüft die Ausgabendetails, den Beleg und die Kategorie. Er kann zusätzliche Informationen anfordern.
Genehmigt / Abgelehnt
Der Manager genehmigt oder lehnt die Ausgabe ab. Genehmigte Ausgaben werden zur Erstattung vorgemerkt. Abgelehnte enthalten einen Grund und können erneut eingereicht werden.
Währungsverwaltung
AttendUX unterstützt mehrere Währungen für internationale Teams und grenzüberschreitende Ausgaben.
Jede Ausgabe wird in der Währung erfasst, in der sie angefallen ist. Das System kann Äquivalenzbeträge in der Basiswährung des Unternehmens anzeigen.
Firmenverwahrung
Das Verwahrungssystem ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitern Mittel für Geschäftsausgaben zuzuweisen und die Ausgaben zu verfolgen.
Mitarbeiter erhalten ein Verwahrungsguthaben, das mit jeder genehmigten Ausgabe sinkt. Manager können Verwahrungskonten aufladen und den Ausgabenverlauf einsehen.
Verwahrung zuweisen
Ein Manager weist dem Mitarbeiter einen Verwahrungsbetrag zu (z. B. 5.000 EGP für den Monat).
Mitarbeiter gibt aus
Der Mitarbeiter reicht Ausgaben gegen das Verwahrungsguthaben ein. Jede genehmigte Ausgabe reduziert den verfügbaren Saldo.
Abrechnung
Am Ende des Zeitraums wird das verbleibende Guthaben zurückgegeben oder in den nächsten Zeitraum übertragen.
Beispiel: Reiseausgabe einreichen
Ausgaben öffnen
Navigieren Sie zu Ausgaben in der Seitenleiste und klicken Sie auf „+ Neue Ausgabe".
Formular ausfüllen
Wählen Sie Kategorie „Transport", Betrag „150", Währung „EGP", Datum „2025-01-15" und Beschreibung „Taxi zum Kundentermin".
Beleg hochladen
Hängen Sie ein Foto des Taxibelegs über das Beleg-Upload-Feld an.
Zur Genehmigung einreichen
Klicken Sie auf „Einreichen". Ihr Manager erhält eine Benachrichtigung und die Ausgabe erscheint als „Ausstehend" in Ihrem Dashboard.