Anwesenheitserfassung
Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter verfolgen, Anwesenheitsdatensätze verwalten, Überstunden bearbeiten und den vollständigen Anwesenheitszyklus verstehen.
Anwesenheitsdatensätze
Die Anwesenheitsseite zeigt alle Ein- und Ausstempeldatensätze Ihrer Organisation. Verwenden Sie Filter, um Datensätze nach Datumsbereich, Mitarbeiter, Filiale oder Status einzugrenzen.
Filter
Verwenden Sie diese Filter oben auf der Anwesenheitsseite, um bestimmte Datensätze zu finden:
| Filter | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Datumsbereich | Datumsauswahl | Wählen Sie ein Start- und Enddatum, um die Anwesenheit innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen. |
| Mitarbeiter | Auswahl | Suchen Sie nach einem bestimmten Mitarbeiter anhand des Namens oder der Nummer. |
| Filiale | Dropdown | Anwesenheitsdatensätze nach Filialstandort filtern. |
| Status | Dropdown | Nach Anwesenheitsstatus filtern: Anwesend, Verspätet, Abwesend, Halbtag, Im Urlaub. |
Listenspalten
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name und Nummer des Mitarbeiters mit Miniatur-Avatar. |
| Datum | Das Kalenderdatum des Anwesenheitsdatensatzes. |
| Einstempelzeit | Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter eingestempelt hat, mit Methodensymbol. |
| Ausstempelzeit | Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter ausgestempelt hat. Zeigt „—" an, wenn noch eingestempelt. |
| Status | Anwesenheitsstatus-Badge: Anwesend, Verspätet, Abwesend, Halbtag oder Im Urlaub. |
| Arbeitsstunden | Berechnete Gesamtarbeitsstunden von Ein- bis Ausstempeln. |
| Überstunden | Zusätzliche Stunden nach der geplanten Schichtendzeit (wenn Überstunden aktiviert sind). |
| Methode | Wie der Check-in erfasst wurde: Mobile GPS, Gesichtserkennung, Desktop, ZKTeco-Gerät oder Manuell. |
| Aktionen | Anwesenheitsdatensatz bearbeiten oder löschen. |
| Mitarbeiter | Datum | Einchecken | Auschecken | Status |
|---|---|---|---|---|
| Ahmed M. | 2025-04-12 | 08:02 | 17:05 | Present |
| Sara A. | 2025-04-12 | 08:45 | 17:00 | Late |
| Khaled H. | 2025-04-12 | — | — | Absent |
| Mona I. | 2025-04-12 | 07:58 | 17:10 | Present |
Anwesenheitsstatus
Jedem Anwesenheitsdatensatz wird einer der folgenden Status zugewiesen, basierend auf der Einstempelzeit des Mitarbeiters und seinem Schichtplan:
| Status | Badge | Beschreibung |
|---|---|---|
| Anwesend | ● Grün | Mitarbeiter hat pünktlich eingestempelt (innerhalb der Karenzzeit) und seine Schicht abgeschlossen. |
| Verspätet | ● Bernstein | Mitarbeiter hat nach der Schichtstartzeit plus Karenzzeit eingestempelt. Verspätungsminuten werden berechnet und können zu automatischen Abzügen führen. |
| Abwesend | ● Rot | Mitarbeiter hat während seiner geplanten Schicht überhaupt nicht eingestempelt. |
| Halbtag | ● Blau | Mitarbeiter hat weniger als die Hälfte seiner geplanten Stunden gearbeitet. Kann vom Admin manuell zugewiesen werden. |
| Im Urlaub | ● Grau | Mitarbeiter hat genehmigten Urlaub für dieses Datum. Kein Einstempeln wird erwartet. |
Manuelle Anwesenheitserfassung
Administratoren können bei Bedarf Anwesenheitsdatensätze manuell hinzufügen — z. B. wenn ein Mitarbeiter vergisst einzustempeln, ein Geräteausfall vorliegt oder an einem entfernten Standort ohne GPS gearbeitet wird.
| Feld | Typ | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter | Auswahl | ✅ | Wählen Sie den Mitarbeiter, für den Sie die Anwesenheit erfassen. |
| Datum | Datum | ✅ | Das Datum des Anwesenheitsdatensatzes. |
| Einstempelzeit | Uhrzeit | ✅ | Die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter mit der Arbeit begonnen hat. |
| Ausstempelzeit | Uhrzeit | ❌ | Die Uhrzeit, zu der der Mitarbeiter die Arbeit beendet hat. Leer lassen, wenn noch im Dienst. |
| Status | Auswahl | ✅ | Wählen Sie den Anwesenheitsstatus: Anwesend, Verspätet, Halbtag oder Abwesend. |
| Notizen | Text | ❌ | Optionale Notizen zur Erklärung des manuellen Eintrags (z. B. „Geräteausfall", „Remote-Arbeit"). |
Massenanwesenheitserfassung
Wenn Sie Anwesenheitsdatensätze für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hinzufügen müssen (z. B. Team-Event oder externe Schulung), verwenden Sie die Massenanwesenheitsfunktion.
Datum & Filiale auswählen
Wählen Sie das Datum und filtern Sie optional nach Filiale, um die Mitarbeiterliste einzugrenzen.
Mitarbeiter auswählen & Zeiten festlegen
Markieren Sie die anwesenden Mitarbeiter und legen Sie ihre Ein- und Ausstempelzeiten fest. Sie können die gleichen Zeiten für alle anwenden oder individuelle Zeiten festlegen.
Alle Datensätze speichern
Klicken Sie auf „Alle speichern", um Anwesenheitsdatensätze für alle ausgewählten Mitarbeiter auf einmal zu erstellen.
Anwesenheit importieren
Sie können Anwesenheitsdatensätze aus einer CSV-Datei importieren. Dies ist nützlich bei der Migration von einem anderen System oder beim Import von Daten von Fingerabdruck-Geräten, die CSV-Dateien exportieren.
Vorlage herunterladen
Laden Sie die CSV-Vorlage von der Importseite herunter. Die Vorlage enthält die Spalten: Mitarbeiter-Nr., Datum, Einstempelzeit, Ausstempelzeit, Status.
Daten ausfüllen
Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel oder Google Sheets und füllen Sie die Anwesenheitsdaten ein. Verwenden Sie das Format JJJJ-MM-TT für Daten und HH:MM für Zeiten.
Hochladen & Überprüfen
Laden Sie die ausgefüllte CSV-Datei hoch. Das System validiert die Daten und zeigt eine Vorschau mit hervorgehobenen Fehlern vor dem Import an.
Einstempel-Methoden
AttendUX unterstützt mehrere Methoden zum Einstempeln. Jede Methode wird im Anwesenheitsdatensatz gekennzeichnet, damit Sie sehen können, wie jeder Mitarbeiter eingestempelt hat:
| Methode | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
| Mobile GPS | Mitarbeiter stempelt über die mobile App mit GPS-Standortverifikation ein. Die App stellt sicher, dass er sich innerhalb des Geofence-Radius der Filiale befindet. | |
| Gesichtserkennung | Mitarbeiter stempelt über die mobile App mit Gesichtserkennung ein. Erfordert eine vorherige Gesichtscodierung im Profil. | |
| Desktop | Einstempeln über das Web-Dashboard durch den Admin. Wird für manuelles Büro-Einstempeln verwendet. | |
| ZKTeco-Gerät | Anwesenheit über ein ZKTeco-Fingerabdruckgerät (Fingerabdruck, Gesicht oder Karte) erfasst. Wird automatisch oder manuell mit AttendUX synchronisiert. | |
| Manuell | Manuell vom Admin über das Anwesenheitsformular hinzugefügt. Gekennzeichnet, damit es in Berichten identifizierbar ist. |
Automatisches Ausstempeln
Automatisches Ausstempeln stellt sicher, dass Mitarbeiter, die vergessen auszustempeln, keine offenen Anwesenheitsdatensätze hinterlassen. Das System schließt den Datensatz automatisch zu einer konfigurierten Zeit.
So funktioniert es
Wenn automatisches Ausstempeln in den Einstellungen aktiviert ist, überwacht das System offene Anwesenheitsdatensätze (eingestempelt ohne Ausstempeln) und schließt sie automatisch:
- Zur Schichtendzeit — Wenn die Schicht des Mitarbeiters um 17:00 endet und er bis dahin nicht ausgestempelt hat, erfasst das System das Ausstempeln um 17:00.
- Nach konfigurierbarer Verzögerung — Sie können einen Puffer festlegen (z. B. 30 Minuten nach Schichtende), bevor das automatische Ausstempeln ausgelöst wird, um natürliche Überstunden zu berücksichtigen.
- Per Cron-Job — Ein Hintergrundprozess, der regelmäßig läuft, um veraltete Datensätze zu schließen.
Einzelstempel-Erkennung
Die Einzelstempel-Erkennung identifiziert Datensätze, bei denen ein Mitarbeiter eingestempelt hat, aber nicht ausgestempelt wurde (oder umgekehrt). Sie hilft Administratoren, fehlende Stempel zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Das System kennzeichnet Einzelstempel-Datensätze in der Anwesenheitsliste und im speziellen Einzelstempel-Bericht. Admins können die fehlende Ausstempelzeit manuell hinzufügen, oder das automatische Ausstempel-System verarbeitet es zur konfigurierten Zeit.
Überstundenerkennung
AttendUX kann Überstunden automatisch erkennen und berechnen, wenn Mitarbeiter über ihre geplanten Schichtstunden hinaus arbeiten. Überstundeneinstellungen werden auf der Einstellungsseite konfiguriert.
Überstundenberechnung
Überstunden werden als Differenz zwischen der tatsächlichen Ausstempelzeit und der geplanten Schichtendzeit berechnet, abzüglich eines konfigurierten Schwellenwerts:
| Einstellung | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Überstunden aktivieren | Hauptschalter zur Aktivierung oder Deaktivierung der Überstundenerfassung im gesamten System. | Aktiviert / Deaktiviert |
| Überstundensatz | Multiplikator auf den Stundenlohn für Überstunden (z. B. 1,5x bedeutet 50 % Aufschlag). | 1.5x |
| Überstundenschwelle | Mindestminuten nach Schichtende, bevor Überstunden gezählt werden. Verhindert, dass kleine Verzögerungen als Überstunden gezählt werden. | 15 Minuten |
Ahmeds Schicht endet um 17:00. Er stempelt um 19:30 aus. Der Überstundenschwellenwert beträgt 15 Minuten und der Satz 1,5x. Überstunden = 19:30 − 17:00 − 0:15 Schwelle = 2 Stunden 15 Minuten. Wenn sein Stundenlohn 50 EGP beträgt, Überstundenvergütung = 2,25 Std. × 50 × 1,5 = 168,75 EGP.
Standortvalidierung (GPS-Geofencing)
Wenn Mitarbeiter über die mobile App einstempeln, überprüft das System ihren GPS-Standort gegen den Geofence der Filiale. Dies stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsplatz befinden.
Mitarbeiter öffnet die App
Der Mitarbeiter öffnet die AttendUX-App und tippt auf „Einstempeln". Die App fordert die aktuellen GPS-Koordinaten an.
System berechnet die Entfernung
Der Server berechnet die Entfernung zwischen dem GPS-Standort des Mitarbeiters und den Zentrumskoordinaten der Filiale. Er vergleicht sie mit dem Geofence-Radius der Filiale.
Akzeptieren oder Ablehnen
Wenn der Mitarbeiter innerhalb des Geofence-Radius ist, wird das Einstempeln akzeptiert. Wenn er außerhalb ist, wird es abgelehnt mit der Meldung: „Sie befinden sich außerhalb des erlaubten Bereichs".
Beispiel: Mitarbeiter kommt zu spät
Szenario: Was passiert Schritt für Schritt, wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt
Schichtbeginn
Fatimas Frühschicht beginnt um 9:00 Uhr mit 15 Minuten Karenzzeit. Sie muss spätestens um 9:15 Uhr einstempeln, um als „Anwesend" erfasst zu werden.
Mitarbeiterin kommt zu spät
Fatima kommt um 9:32 Uhr im Büro an — 32 Minuten nach Schichtbeginn und 17 Minuten nach der Karenzzeit.
Einstempeln per App
Fatima öffnet die AttendUX-App und stempelt ein. Die App verifiziert ihr Gesicht und den GPS-Standort (innerhalb des Geofence). Das Einstempeln wird um 9:32 Uhr erfasst.
System erfasst Status als „Verspätet"
Das System vergleicht 9:32 mit Schichtbeginn (9:00) + Karenzzeit (15 Min.) = 9:15. Da 9:32 > 9:15, wird Fatima als „Verspätet" mit 17 Minuten Verspätung erfasst.
Abzug anwenden (falls konfiguriert)
Wenn der automatische Verspätungsabzug in den Einstellungen aktiviert ist, wendet das System die konfigurierte Abzugsstufe an. Beispiel: 15–30 Min. verspätet = Warnung, 30–60 Min. verspätet = 0,5 Tage Abzug. Fatimas 17 Minuten Verspätung nach der Karenzzeit fallen in die erste Stufe.