Gestion des Équipes
Définir les équipes de travail, créer des modèles de planification et gérer les équipes de nuit, les horaires rotatifs et les changements temporaires.
Équipes Enregistrées (Modèles d'Équipe)
La page des Équipes Enregistrées est votre bibliothèque de tous les modèles d'équipe définis. Chaque équipe définit l'heure de début et de fin, et des paramètres optionnels comme le délai de grâce et le mode nuit. Créez les équipes une fois, puis assignez-les aux employés.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom de l'Équipe | Un nom descriptif identifiant l'équipe (ex. Équipe Matin, Équipe Nuit). |
| Heure de Début | L'heure à laquelle l'équipe commence. |
| Heure de Fin | L'heure à laquelle l'équipe se termine. |
| Équipe de Nuit | Si cette équipe traverse minuit (commence le soir et se termine le lendemain matin). |
| Délai de Grâce | Minutes de tolérance avant de marquer l'employé en retard. |
| Employés | Nombre d'employés actuellement assignés à cette équipe. |
| Actions | Modifier ou supprimer le modèle d'équipe. |
| Nom du Quart | Heure de Début | Heure de Fin | Type |
|---|---|---|---|
| Morning Shift | 08:00 | 16:00 | Regular |
| Evening Shift | 14:00 | 22:00 | Regular |
| Night Shift | 22:00 | 06:00 | Overnight |
Créer une Équipe
Cliquez sur pour créer un nouveau modèle d'équipe. Remplissez les champs suivants :
| Champ | Type | Requis | Description | Exemple |
|---|---|---|---|---|
| Nom de l'Équipe | Texte | ✅ | Un nom unique et descriptif pour cette équipe. | Équipe Matin |
| Heure de Début | Heure | ✅ | Heure de début de l'équipe. Les employés qui pointent avant sont enregistrés comme arrivée anticipée. | 09:00 |
| Heure de Fin | Heure | ✅ | Heure de fin de l'équipe. Utilisée pour le calcul des heures supplémentaires et le pointage automatique de sortie. | 17:00 |
| Équipe de Nuit | Interrupteur | ❌ | Activez ceci si l'équipe traverse minuit (ex. 22:00 à 06:00). Le système liera correctement la sortie au jour suivant. | Désactivé (pour les équipes de jour) |
| Sortie Jour Suivant | Interrupteur | ❌ | Lorsqu'activé, le système s'attend à ce que la sortie ait lieu le jour calendaire suivant. Activé automatiquement pour les équipes de nuit. | Automatique pour les équipes de nuit |
| Délai de Grâce (Minutes) | Nombre | ❌ | Nombre de minutes après le début de l'équipe pendant lesquelles l'employé est considéré « à l'heure ». Après, il est enregistré en retard. | 15 |
Assigner des Équipes aux Employés
Après avoir créé des équipes, vous devez les assigner aux employés. Vous pouvez assigner des équipes individuellement depuis le profil de l'employé, ou en masse depuis la page de gestion des équipes.
Sélectionner les Employés
Utilisez les cases à cocher dans la liste des employés pour sélectionner un ou plusieurs employés, ou filtrez par succursale/département pour trouver les employés souhaités.
Choisir l'Équipe
Sélectionnez le modèle d'équipe que vous souhaitez assigner dans le menu déroulant.
Appliquer l'Assignation
Cliquez sur « Assigner » pour appliquer l'équipe à tous les employés sélectionnés. Le changement prend effet immédiatement.
Système Multi-Équipe
AttendUX prend en charge l'assignation de plusieurs équipes à un seul employé. C'est utile pour les employés avec des horaires variables ou nécessitant de la flexibilité dans le pointage. Lorsqu'un employé a plusieurs équipes, le système détermine intelligemment la bonne équipe lors du pointage.
Comment fonctionne le Multi-Équipe :
- Assignez deux équipes ou plus à un employé via son profil ou l'assignation en masse.
- Lorsque l'employé pointe, le système compare l'heure actuelle avec toutes les équipes assignées et sélectionne l'équipe la plus proche.
- Alternativement, dans l'application mobile, l'employé peut sélectionner manuellement l'équipe pour laquelle il pointe si plusieurs équipes sont disponibles.
L'infirmière Sarah a l'Équipe Matin (7:00–15:00) et l'Équipe Après-midi (15:00–23:00) assignées. Quand elle pointe à 6:55, le système l'assigne automatiquement à l'Équipe Matin. Quand elle pointe à 14:50, elle est assignée à l'Équipe Après-midi.
Équipe de Nuit / Traversée de Minuit
Les équipes de nuit qui traversent minuit (ex. 22:00 à 06:00) nécessitent un traitement spécial car l'entrée et la sortie se font sur des jours calendaires différents. AttendUX gère cela automatiquement lorsque l'équipe est correctement configurée.
Configurer une Équipe de Nuit
Définir l'heure de début (soir)
Entrez l'heure de début du soir, par exemple 22:00 (22h00).
Définir l'heure de fin (lendemain matin)
Entrez l'heure de fin du matin, par exemple 06:00 (6h00). Le système comprend que c'est le lendemain.
Activer l'option Équipe de Nuit
Activez l'option « Équipe de Nuit ». Cela indique au système que la sortie est attendue le jour calendaire suivant, et la présence est enregistrée à la date d'entrée.
Équipe de Nuit 22h–6h
Omar travaille l'équipe de nuit (22:00–06:00) avec l'option nuit activée. Il pointe à 21:55 le 15 janvier. Le système enregistre la présence au 15 janvier. Il sort à 06:05 le 16 janvier. Le système lie correctement la sortie à l'équipe du 15 janvier, calcule 8 heures et 10 minutes de travail, et ne détecte pas de retard (arrivé 5 minutes avant le début). Le pointage automatique de sortie, si configuré, se déclencherait à 06:00 le 16 janvier.
Système de Planification Intelligente
AttendUX offre trois modes de planification qui fonctionnent ensemble avec un ordre de priorité clair. Vous pouvez les combiner pour une flexibilité maximale.
Planning Hebdomadaire
Assignez une équipe différente à chaque jour de la semaine. Idéal pour les employés avec des horaires fixes mais qui varient selon le jour.
| Jour | Équipe Assignée |
|---|---|
| Samedi | Équipe Nuit (22:00–06:00) |
| Dimanche | Équipe Matin (9:00–17:00) |
| Lundi | Équipe Matin (9:00–17:00) |
| Mardi | Équipe Matin (9:00–17:00) |
| Mercredi | Équipe Matin (9:00–17:00) |
| Jeudi | Équipe Matin (9:00–17:00) |
| Vendredi | — (Jour de repos) |
Planning Rotatif
Définissez un modèle d'équipe récurrent qui tourne automatiquement. Idéal pour les opérations 24h/24.
Définir le Modèle
Créez un modèle de rotation en spécifiant les équipes dans l'ordre, y compris les jours de repos. Exemple : Matin, Matin, Nuit, Nuit, Repos, Repos.
Définir la Date de Début
Choisissez la date à laquelle la rotation commence. Le système fait tourner le modèle indéfiniment à partir de cette date.
Assigner aux Employés
Assignez la rotation aux employés. Vous pouvez décaler différents employés avec des dates de début différentes pour assurer une couverture complète.
Équipes Temporaires
Remplacez le planning régulier ou rotatif de tout employé pour des dates spécifiques.
Les équipes temporaires ont la priorité la plus élevée. Lorsqu'une équipe temporaire est assignée pour une date, elle remplace complètement le planning hebdomadaire et rotatif de cet employé à cette date. Une fois la date temporaire passée, l'employé revient automatiquement à son planning normal.
Priorité de Planification
Lorsque plusieurs types de planification sont configurés, le système utilise cet ordre de priorité pour déterminer l'équipe active :
| Priorité | Type | Description |
|---|---|---|
| 1 (Plus Haute) | Équipes Temporaires | Remplace tout pour des dates spécifiques. |
| 2 | Planning Rotatif | Modèle actif basé sur la date de début et le cycle. |
| 3 | Planning Hebdomadaire | Assignation quotidienne de la semaine. |
| 4 (Plus Basse) | Équipe Par Défaut | La/les équipe(s) assignée(s) directement au profil de l'employé. |
Exemple : Usine avec 3 Équipes Rotatives
Scénario : Configuration d'une usine en fonctionnement continu
L'Usine ABC fonctionne 24h/24 avec trois équipes de 8 heures. Chaque ouvrier tourne entre les trois équipes dans un cycle de 6 jours avec deux jours de repos.
| Équipe | Heure de Début | Heure de Fin | Équipe de Nuit |
|---|---|---|---|
| Équipe Matin | 06:00 | 14:00 | ❌ |
| Équipe Après-midi | 14:00 | 22:00 | ❌ |
| Équipe Nuit | 22:00 | 06:00 | ✅ |
Le modèle de rotation est : Matin, Matin, Après-midi, Après-midi, Nuit, Nuit, Repos, Repos. L'Équipe A commence au jour 1, l'Équipe B commence au jour 3 et l'Équipe C commence au jour 5 — assurant une couverture complète de chaque équipe en tout temps.
Exemple : Sortie d'Équipe de Nuit
Scénario : Comment fonctionne la sortie pour une équipe de 22h à 6h
Le gardien Khalid a l'équipe de nuit (22:00–06:00) avec l'option nuit activée. Il pointe à 21:50 le 10 mars. À 06:00 le 11 mars, la sortie automatique se déclenche. Son registre montre : Date = 10 mars, Entrée = 21:50, Sortie = 06:00, Total heures = 8h 10min, Statut = Présent (arrivé avant le début). Si Khalid oublie de pointer la sortie, le système de pointage unique le détecte et le marque pour révision admin, définissant la sortie automatique à l'heure de fin d'équipe.