Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten, organisieren und verwalten — von der Einstellung über die Planung bis zur Dokumentenverwaltung.
Mitarbeiterliste
Die Mitarbeiterliste ist die Hauptseite, auf der Sie alle Mitarbeiter Ihrer Organisation sehen können. Verwenden Sie die Filter, um die Liste einzugrenzen, und die Aktionsschaltflächen, um einzelne Mitarbeiter zu verwalten.
Filter
Verwenden Sie diese Filter oben in der Mitarbeiterliste, um schnell bestimmte Mitarbeiter zu finden:
| Filter | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Filiale | Dropdown | Mitarbeiter nach ihrem zugewiesenen Filialstandort filtern. |
| Abteilung | Dropdown | Mitarbeiter nach ihrer Abteilung filtern. |
| Status | Dropdown | Nach Status filtern: Aktiv oder Gesperrt. |
Listenspalten
Die Mitarbeiterlistentabelle zeigt die folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter-ID | Der eindeutige Identifikationscode des Mitarbeiters (z.B. EMP-001). |
| Name | Der vollständige Name des Mitarbeiters mit Foto-Miniatur. |
| Position | Die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters im Unternehmen. |
| Abteilung | Die Abteilung, der der Mitarbeiter angehört. |
| Filiale | Der Filialstandort, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist. |
| Status | Aktiv (grünes Abzeichen) oder Gesperrt (rotes Abzeichen). |
| Aktionen | Aktionsschaltflächen zum Anzeigen, Bearbeiten, Löschen oder Sperren des Mitarbeiters. |
Aktionsschaltflächen
Jede Mitarbeiterzeile hat die folgenden Aktionsschaltflächen:
- — Die vollständige Profilseite des Mitarbeiters mit allen Tabs öffnen.
- — Das Bearbeitungsformular öffnen, um Mitarbeiterdaten zu ändern.
- — Den Mitarbeiter und alle zugehörigen Datensätze dauerhaft entfernen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- — Das Konto des Mitarbeiters vorübergehend deaktivieren. Er kann sich nicht in der mobilen App anmelden.
| # | Vollständiger Name | Abteilung | Status | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ahmed Mohamed | Engineering | Active | |
| 2 | Sara Ali | Marketing | Active | |
| 3 | Khaled Hassan | Sales | On Leave | |
| 4 | Mona Ibrahim | HR | Active |
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche oben auf der Mitarbeiterseite. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Typ | Erforderlich | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Vollständiger Name | Text | ✅ | Der vollständige offizielle Name des Mitarbeiters wie auf amtlichen Dokumenten. | Ahmed Mohamed |
| Mitarbeiter-ID | Text | ✅ | Ein eindeutiger Identifikationscode für den Mitarbeiter. Muss in Ihrer Organisation einzigartig sein. | EMP-001 |
| ✅ | Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese wird als Anmeldedaten für die mobile App verwendet. | ahmed@company.com |
||
| Telefon | Text | ❌ | Die Kontakttelefonnummer des Mitarbeiters (optional). | +20 10X XXX XXXX |
| Position | Text | ❌ | Die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters in der Organisation. | Senior-Entwickler |
| Abteilung | Auswahl | ✅ | Aus vorhandenen Abteilungen auswählen. Erstellen Sie zuerst Abteilungen, wenn die Liste leer ist. | Technik |
| Filiale | Auswahl | ✅ | Aus vorhandenen Filialen auswählen. Dies bestimmt, wo der Mitarbeiter einstempeln soll. | Kairo HQ |
| Grundgehalt | Nummer | ✅ | Das monatliche Grundgehalt des Mitarbeiters vor Boni und Abzügen. | 5000 |
| Einstellungsdatum | Datum | ✅ | Das Datum, an dem der Mitarbeiter angefangen hat oder anfangen wird zu arbeiten. | 2024-01-15 |
| Schicht(en) | Mehrfachauswahl | ✅ | Wählen Sie eine oder mehrere Schichten für den Mitarbeiter. Dies bestimmt die erwarteten Arbeitszeiten. | Frühschicht (9:00-17:00) |
| Status | Auswahl | ✅ | Mitarbeiter als Aktiv oder Gesperrt einstellen. Neue Mitarbeiter werden normalerweise auf Aktiv gesetzt. | Aktiv |
| Foto | Datei-Upload | ❌ | Ein Profilfoto für den Mitarbeiter hochladen. Akzeptierte Formate: JPG, PNG. | JPG / PNG |
| Gesichtserkennung | Schaltfläche | ❌ | Gesichtskodierung des Mitarbeiters für die Gesichtserkennung beim Einstempeln erfassen. Kann über die Dashboard-Kamera oder aus der mobilen App hochgeladen werden. | Über Kamera erfassen |
Ihren ersten Mitarbeiter hinzufügen
Fatima Hassan tritt dem Kairo HQ als Marketing-Managerin in der Marketingabteilung bei. Ihr Admin erstellt ihr Konto mit der E-Mail fatima@company.com und einem temporären Passwort. Sie wird der Frühschicht (9:00–17:00) mit einem Grundgehalt von 8.000 EGP zugewiesen. Fatima lädt die AttendUX-App herunter, gibt den Firmencode ein, meldet sich mit ihren Zugangsdaten an und erfasst ihre Gesichtskodierung zum Einstempeln.
Mitarbeiterprofil
Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters oder die Anzeigen-Schaltfläche, um die vollständige Profilseite zu öffnen. Das Profil ist in Tabs für einfache Navigation organisiert:
Profil-Tabs
Die Mitarbeiter-Profilseite enthält die folgenden Tabs:
| Tab | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
| Info | Persönliche Daten, Kontaktinformationen, Berufsbezeichnung, Abteilung, Filiale, Gehalt, Einstellungsdatum und Status. | |
| Anwesenheit | Tägliche Anwesenheitsdaten mit Ein-/Ausstempelzeiten, Status (anwesend/verspätet/abwesend) und Überstunden. | |
| Gehaltsabrechnung | Gehaltshistorie, Abrechnungen, Abzüge, Boni und Vorschussdaten. | |
| Dokumente | Hochgeladene Dateien wie Verträge, Ausweiskopien, Zertifikate und andere persönliche Dokumente. | |
| Zeitplan | Wöchentlicher Zeitplan, rotierende Schichtmuster und temporäre Schichtänderungen. |
| Phone | +20 100 123 4567 |
| ahmed@company.com | |
| Branch | Main Branch |
| Joined | 2024-01-15 |
Mitarbeiter bearbeiten
Um einen Mitarbeiter zu bearbeiten, klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche in der Mitarbeiterliste oder auf der Profilseite. Das Bearbeitungsformular enthält die gleichen Felder wie das Erstellungsformular.
Änderbare Felder
- Name, Telefon, Position, Abteilung, Filiale, Gehalt, Status und Foto
- E-Mail (ändert die Anmeldung in der mobilen App)
- Schichtzuweisungen
- Einstellungsdatum
- Gesichtskodierung (neu erfassen oder hochladen)
Nicht änderbare Felder
- Mitarbeiter-ID — wird einmalig bei der Erstellung festgelegt und kann danach nicht geändert werden, um die Datenintegrität in Anwesenheits- und Gehaltsdaten zu gewährleisten.
Wöchentlicher Zeitplan
Der Wöchentliche Zeitplan ermöglicht es Ihnen, verschiedene Schichten für verschiedene Wochentage für jeden Mitarbeiter zuzuweisen. Ideal für Mitarbeiter mit wechselnden Tagesplänen.
Mitarbeiterprofil öffnen
Navigieren Sie zur Profilseite des Mitarbeiters und klicken Sie auf den Tab "Zeitplan".
"Wöchentlicher Zeitplan" auswählen
Wählen Sie die Option "Wöchentlicher Zeitplan" aus der Zeitplantyp-Auswahl.
Schichten pro Tag zuweisen
Wählen Sie für jeden Wochentag (Samstag bis Freitag) die Schicht aus dem Dropdown. Sie können einen Tag leer lassen, um ihn als freien Tag zu markieren.
Ahmed arbeitet die Frühschicht (9:00–17:00) von Sonntag bis Donnerstag und die Nachtschicht (22:00–06:00) am Samstag. Freitag ist sein freier Tag. Sein Wochenplan spiegelt diese unterschiedlichen Schichten pro Tag wider.
| Day | Shift | Start | End |
|---|---|---|---|
| Saturday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Sunday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Monday | Evening | 14:00 | 22:00 |
| Tuesday | Evening | 14:00 | 22:00 |
| Wednesday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Thursday | Off | — | — |
| Friday | Off | — | — |
Rotierender Zeitplan
Der Rotierende Zeitplan ermöglicht es Ihnen, ein sich wiederholendes Schichtmuster zu definieren, das automatisch durchläuft. Perfekt für Fabriken, Krankenhäuser und 24/7-Betriebe.
Muster definieren
Erstellen Sie ein Rotationsmuster, indem Sie Schichten in Reihenfolge angeben. Z.B. eine 3-Schicht-Rotation: Früh → Nachmittag → Nacht.
Startdatum festlegen
Wählen Sie das Datum, an dem die Rotation beginnt. Das System durchläuft das Muster automatisch ab diesem Datum.
Ruhetage einplanen
Fügen Sie Ruhetage (freie Tage) im Rotationsmuster ein. Z.B.: Früh, Früh, Nacht, Nacht, Frei, Frei — ein 6-Tage-Zyklus.
Ein Sicherheitsunternehmen hat Wachleute, die 4 Tage arbeiten, 2 Tage frei in rotierenden Schichten. Das Muster ist: Tagschicht, Tagschicht, Nachtschicht, Nachtschicht, Frei, Frei. Ab dem 1. Januar folgt Wachmann A diesem Muster kontinuierlich, während Wachmann B um 2 Tage versetzt beginnt, um die Abdeckung sicherzustellen.
Temporäre Schichten
Temporäre Schichten ermöglichen es Ihnen, den regulären oder rotierenden Zeitplan eines Mitarbeiters für bestimmte Daten zu überschreiben. Nützlich für besondere Anlässe, Überstundentage oder kurzfristige Planänderungen.
Datum/Daten auswählen
Wählen Sie das spezifische Datum oder den Datumsbereich für die temporäre Schichtänderung.
Schicht auswählen
Wählen Sie die Schicht, die an diesen Daten anstelle des regulären Zeitplans gelten soll.
Änderung speichern
Klicken Sie auf Speichern. Die temporäre Schicht hat Vorrang vor wöchentlichen und rotierenden Zeitplänen für die angegebenen Daten.
Mitarbeiterdokumente
Der Dokumente-Tab im Mitarbeiterprofil ermöglicht es Ihnen, wichtige Dateien für jeden Mitarbeiter zu speichern und zu verwalten — Verträge, Ausweiskopien, Zertifikate und mehr.
Dokumente hochladen
Dokumente-Tab öffnen
Navigieren Sie zum Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf den Tab "Dokumente".
Hochladen klicken
Klicken Sie auf "Dokument hochladen" und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer. Akzeptierte Formate: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX.
Titel hinzufügen
Geben Sie dem Dokument einen beschreibenden Titel (z.B. "Arbeitsvertrag 2024", "Personalausweiskopie").
Für jedes hochgeladene Dokument können Sie:
- — Die Datei auf Ihren Computer herunterladen.
- — Das Dokument dauerhaft entfernen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Massenimport
Wenn Sie viele Mitarbeiter hinzufügen müssen, verwenden Sie die Massenimport-Funktion, um eine CSV-Datei hochzuladen, anstatt sie einzeln zu erstellen.
CSV-Vorlage
Laden Sie die CSV-Vorlage von der Importseite herunter und füllen Sie sie mit Ihren Mitarbeiterdaten. Die folgenden Spalten sind verfügbar:
| Spalte | Erforderlich | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| name | ✅ | Vollständiger Name des Mitarbeiters. | Ahmed Mohamed |
| employee_id | ✅ | Eindeutiger Mitarbeiter-ID-Code. Darf nicht bereits existieren. | EMP-001 |
| ✅ | Mitarbeiter-E-Mail für die Anmeldung in der mobilen App. Muss einzigartig sein. | ahmed@company.com |
|
| phone | ❌ | Kontakttelefonnummer. | +201012345678 |
| position | ❌ | Berufsbezeichnung oder Position. | Developer |
| department | ✅ | Abteilungsname. Muss exakt mit einer vorhandenen Abteilung übereinstimmen. | Engineering |
| branch | ✅ | Filialname. Muss exakt mit einer vorhandenen Filiale übereinstimmen. | Cairo HQ |
| salary | ✅ | Monatliches Grundgehalt (nur numerischer Wert). | 5000 |
| hire_date | ✅ | Einstellungsdatum im Format JJJJ-MM-TT. | 2024-01-15 |
Importanleitung
Vorlage herunterladen
Klicken Sie auf "CSV-Vorlage herunterladen" auf der Importseite, um eine vorformatierte Datei mit den korrekten Überschriften zu erhalten.
Mitarbeiterdaten ausfüllen
Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel oder Google Sheets und tragen Sie Ihre Mitarbeiterdaten ein. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder vollständig sind.
Hochladen und prüfen
Laden Sie die ausgefüllte CSV-Datei hoch. Das System überprüft die Daten und zeigt Ihnen eine Vorschau mit hervorgehobenen Fehlern vor dem Import.
Häufige Importfehler
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Doppelte E-Mail | Ein Mitarbeiter mit dieser E-Mail existiert bereits im System. | Verwenden Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter. |
| Doppelte Mitarbeiter-ID | Der Mitarbeiter-ID-Code ist bereits einem anderen Mitarbeiter zugewiesen. | Weisen Sie jeder Person eine eindeutige Mitarbeiter-ID zu. |
| Pflichtfeld fehlt | Eine erforderliche Spalte (Name, E-Mail, Abteilung usw.) ist leer. | Füllen Sie alle Pflichtfelder in der CSV-Datei aus. |
| Ungültige Abteilung | Der Abteilungsname stimmt mit keiner vorhandenen Abteilung überein. | Stellen Sie sicher, dass der Abteilungsname exakt übereinstimmt (Groß-/Kleinschreibung beachten) oder erstellen Sie die Abteilung zuerst. |
| Ungültiges Datumsformat | Das Einstellungsdatum entspricht nicht dem erwarteten Format JJJJ-MM-TT. | Verwenden Sie das Format JJJJ-MM-TT (z.B. 2024-01-15). |
Mitarbeiter sperren / reaktivieren
Das Sperren eines Mitarbeiters deaktiviert sein Konto vorübergehend, ohne seine Daten zu löschen. Nützlich für Mitarbeiter in längerer Abwesenheit, unter Untersuchung oder vorübergehend ausgeschieden.
So sperren Sie
Mitarbeiter finden
Gehen Sie zur Mitarbeiterseite und finden Sie den Mitarbeiter, den Sie sperren möchten.
Sperren klicken
Klicken Sie auf die Sperren-Schaltfläche in der Aktionsspalte oder öffnen Sie das Mitarbeiterprofil und ändern Sie den Status auf "Gesperrt".
Was passiert bei Sperrung
- Der Mitarbeiter kann sich nicht anmelden in der mobilen App.
- Er wird nicht angezeigt in Anwesenheitsberichten und nicht als abwesend markiert.
- Er wird nicht gezählt für Ihr aktives Mitarbeiter-Lizenzlimit.
- Alle historischen Daten (Anwesenheit, Gehalt, Dokumente) bleiben erhalten.
Mitarbeiter reaktivieren
Zum Reaktivieren ändern Sie einfach den Status des Mitarbeiters wieder auf "Aktiv" im Profil oder in der Mitarbeiterliste. Er kann sich sofort wieder in der mobilen App anmelden und den normalen Betrieb fortsetzen.