Dépenses et Garde
Soumettez, suivez et approuvez les dépenses des employés avec téléchargement de reçus, gestion des catégories et suivi de garde.
Tableau de Bord des Dépenses
Le tableau de bord des dépenses offre un aperçu rapide de toute l'activité des dépenses, y compris les totaux, les approbations en attente et les soldes de garde.
Le tableau de bord affiche quatre cartes de résumé :
| Type de Rapport | Description |
|---|---|
| Total des Dépenses | Somme de toutes les dépenses soumises pour la période en cours. |
| En Attente d'Approbation | Nombre de dépenses en attente de révision par le responsable. |
| Approuvées | Nombre de dépenses approuvées pour la période. |
| Solde de Garde | Solde restant sur le compte de garde de l'employé. |
Soumettre une Nouvelle Dépense
Pour soumettre une dépense, cliquez sur « + Nouvelle Dépense » et remplissez le formulaire.
| Champ | Type | Requis | Description | Exemple |
|---|---|---|---|---|
| Catégorie | Liste déroulante | ✅ | Sélectionnez la catégorie de dépense dans le menu déroulant. | Voyage |
| Montant | Nombre | ✅ | Saisissez le montant de la dépense. | 250,00 |
| Devise | Liste déroulante | ✅ | Sélectionnez la devise utilisée pour cette dépense. | EGP |
| Date de la Dépense | Date | ✅ | La date à laquelle la dépense a été engagée. | 2025-01-15 |
| Reçu | Téléchargement de Fichier | — | Téléchargez une photo ou un scan du reçu pour vérification. | receipt_taxi_jan15.jpg |
| Description | Texte | — | Brève description du motif de la dépense. | Taxi du bureau à la réunion client |
Catégories de Dépenses
Les dépenses sont organisées en catégories pour faciliter le suivi et les rapports. Les administrateurs peuvent personnaliser la liste.
| Catégorie | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Voyage | Vols, hôtels et frais liés aux déplacements. | Vol aller-retour vers Dubaï |
| Repas | Repas d'affaires et frais de restauration. | Déjeuner de réunion client |
| Fournitures de Bureau | Papeterie, impression et matériel de bureau. | Papier d'imprimante et cartouches d'encre |
| Transport | Taxi, VTC, carburant et transport local. | Uber vers l'aéroport |
| Autres | Dépenses diverses ne correspondant à aucune autre catégorie. | Frais d'inscription à une conférence |
Flux d'Approbation
Chaque dépense suit un processus d'approbation structuré pour garantir la responsabilité et une documentation adéquate.
Brouillon
La dépense est créée mais pas encore soumise. Vous pouvez encore modifier tous les détails et joindre des reçus.
Soumise
La dépense est soumise pour révision. Le responsable assigné reçoit une notification.
En Révision
Le responsable examine les détails de la dépense, le reçu et la catégorie. Il peut demander des informations supplémentaires.
Approuvée / Rejetée
Le responsable approuve ou rejette la dépense. Les approuvées sont mises en file pour remboursement. Les rejetées incluent un motif et peuvent être resoumises.
Gestion des Devises
AttendUX prend en charge plusieurs devises pour les équipes internationales et les dépenses transfrontalières.
Chaque dépense est enregistrée dans la devise dans laquelle elle a été engagée. Le système peut afficher les équivalents dans la devise de base de l'entreprise.
Garde de l'Entreprise
Le système de garde permet aux entreprises d'allouer des fonds aux employés pour les dépenses professionnelles et de suivre les dépenses par rapport à ces allocations.
Les employés reçoivent un solde de garde qui diminue avec chaque dépense approuvée. Les responsables peuvent recharger les comptes et consulter l'historique.
Allouer la Garde
Un responsable attribue un montant de garde à l'employé (ex. : 5 000 EGP pour le mois).
L'Employé Dépense
L'employé soumet des dépenses contre le solde de garde. Chaque dépense approuvée réduit le solde disponible.
Règlement
À la fin de la période, tout solde restant est soit restitué, soit reporté à la période suivante.
Exemple : Soumettre une Dépense de Déplacement
Ouvrir les Dépenses
Naviguez vers Dépenses dans la barre latérale et cliquez sur « + Nouvelle Dépense ».
Remplir le Formulaire
Sélectionnez catégorie « Transport », montant « 150 », devise « EGP », date « 2025-01-15 » et description « Taxi vers réunion client ».
Télécharger le Reçu
Joignez une photo du reçu de taxi via le champ de téléchargement.
Soumettre pour Approbation
Cliquez sur « Soumettre ». Votre responsable reçoit une notification et la dépense apparaît comme « En attente » dans votre tableau de bord.