Gastos y Custodia
Envíe, rastree y apruebe gastos de empleados con carga de recibos, gestión de categorías y seguimiento de custodia.
Panel de Gastos
El panel de gastos proporciona una vista rápida de toda la actividad de gastos, incluyendo totales, aprobaciones pendientes y saldos de custodia.
El panel muestra cuatro tarjetas de resumen:
| Tipo de Informe | Descripción |
|---|---|
| Gastos Totales | Suma de todos los gastos enviados para el período actual. |
| Aprobación Pendiente | Número de gastos esperando revisión del gerente. |
| Aprobados | Número de gastos aprobados para el período. |
| Saldo de Custodia | Saldo restante en la cuenta de custodia del empleado. |
Enviar un Nuevo Gasto
Para enviar un gasto, haga clic en "+ Nuevo Gasto" y complete el formulario con los detalles.
| Campo | Tipo | Requerido | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|---|
| Categoría | Desplegable | ✅ | Seleccione la categoría de gasto del menú desplegable. | Viaje |
| Monto | Número | ✅ | Ingrese el monto del gasto. | 250.00 |
| Moneda | Desplegable | ✅ | Seleccione la moneda utilizada para este gasto. | EGP |
| Fecha del Gasto | Fecha | ✅ | La fecha en que se incurrió el gasto. | 2025-01-15 |
| Recibo | Carga de Archivo | — | Cargue una foto o escaneo del recibo para verificación. | receipt_taxi_jan15.jpg |
| Descripción | Texto | — | Breve descripción del motivo del gasto. | Taxi de la oficina a reunión con cliente |
Categorías de Gastos
Los gastos se organizan en categorías para facilitar el seguimiento y los informes. Los administradores pueden personalizar la lista.
| Categoría | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Viaje | Vuelos, hoteles y costos relacionados con viajes. | Vuelo ida y vuelta a Dubái |
| Comidas | Comidas de negocios y gastos de alimentación. | Almuerzo de reunión con cliente |
| Material de Oficina | Papelería, impresión y materiales de oficina. | Papel de impresora y cartuchos de tinta |
| Transporte | Taxi, servicios de transporte, combustible y transporte local. | Uber al aeropuerto |
| Otros | Gastos varios que no encajan en otras categorías. | Inscripción a conferencia |
Flujo de Aprobación
Cada gasto pasa por un proceso de aprobación estructurado para garantizar responsabilidad y documentación adecuada.
Borrador
El gasto fue creado pero no enviado. Aún puede editar todos los detalles y adjuntar recibos.
Enviado
El gasto fue enviado para revisión. El gerente asignado recibe una notificación.
En Revisión
El gerente revisa los detalles del gasto, el recibo y la categoría. Puede solicitar información adicional.
Aprobado / Rechazado
El gerente aprueba o rechaza el gasto. Los aprobados se ponen en cola para reembolso. Los rechazados incluyen un motivo y pueden reenviarse.
Gestión de Monedas
AttendUX soporta múltiples monedas para equipos internacionales y gastos transfronterizos.
Cada gasto se registra en la moneda en que se incurrió. El sistema puede mostrar equivalentes en la moneda base de la empresa.
Custodia de la Empresa
El sistema de custodia permite asignar fondos a empleados para gastos de negocio y rastrear el gasto contra esas asignaciones.
Los empleados reciben un saldo de custodia que disminuye con cada gasto aprobado. Los gerentes pueden recargar cuentas y ver el historial.
Asignar Custodia
Un gerente asigna un monto de custodia al empleado (ej.: 5,000 EGP para el mes).
El Empleado Gasta
El empleado envía gastos contra el saldo de custodia. Cada gasto aprobado reduce el saldo disponible.
Liquidación
Al final del período, el saldo restante se devuelve o se transfiere al siguiente período.
Ejemplo: Enviar un Gasto de Viaje
Abrir Gastos
Navegue a Gastos desde la barra lateral y haga clic en "+ Nuevo Gasto".
Completar el Formulario
Seleccione categoría "Transporte", monto "150", moneda "EGP", fecha "2025-01-15" y descripción "Taxi a reunión con cliente".
Cargar Recibo
Adjunte una foto del recibo de taxi usando el campo de carga.
Enviar para Aprobación
Haga clic en "Enviar". Su gerente recibe una notificación y el gasto aparece como "Pendiente" en su panel.