المصروفات والعهد
قدِّم وتابع واعتمد مصروفات الموظفين مع رفع الإيصالات وإدارة التصنيفات وتتبع عهد الشركة.
لوحة المصروفات
توفر لوحة المصروفات نظرة سريعة على جميع أنشطة المصروفات بما في ذلك الإجماليات والموافقات المعلقة وأرصدة العهد.
تعرض اللوحة أربع بطاقات ملخص:
| نوع التقرير | الوصف |
|---|---|
| إجمالي المصروفات | مجموع جميع المصروفات المقدمة للفترة الحالية. |
| بانتظار الموافقة | عدد المصروفات بانتظار مراجعة المدير. |
| معتمدة | عدد المصروفات المعتمدة للفترة. |
| رصيد العهدة | الرصيد المتبقي في حساب عهدة الموظف. |
تقديم مصروف جديد
لتقديم مصروف، انقر على "+ مصروف جديد" وأكمل النموذج بتفاصيل المصروف.
| الحقل | النوع | مطلوب | الوصف | مثال |
|---|---|---|---|---|
| التصنيف | قائمة منسدلة | ✅ | اختر تصنيف المصروف من القائمة المنسدلة. | سفر |
| المبلغ | رقم | ✅ | أدخل مبلغ المصروف. | 250.00 |
| العملة | قائمة منسدلة | ✅ | اختر العملة المستخدمة لهذا المصروف. | جنيه مصري |
| تاريخ المصروف | تاريخ | ✅ | التاريخ الذي تم فيه المصروف. | 2025-01-15 |
| الإيصال | رفع ملف | — | ارفع صورة أو مسح ضوئي للإيصال للتحقق. | receipt_taxi_jan15.jpg |
| الوصف | نص | — | وصف مختصر لسبب المصروف. | تاكسي من المكتب لاجتماع عميل |
تصنيفات المصروفات
تنظَّم المصروفات في تصنيفات لتسهيل التتبع وإعداد التقارير. يمكن للمسؤولين تخصيص قائمة التصنيفات.
| التصنيف | الوصف | مثال |
|---|---|---|
| سفر | رحلات طيران وفنادق وتكاليف متعلقة بالسفر. | رحلة ذهاب وعودة إلى دبي |
| وجبات | وجبات العمل ومصروفات الطعام. | غداء اجتماع عميل |
| مستلزمات مكتبية | قرطاسية وطباعة ومواد مكتبية. | ورق طابعة وخراطيش حبر |
| مواصلات | تاكسي ومشاركة ركوب ووقود ومواصلات محلية. | أوبر إلى المطار |
| أخرى | مصروفات متنوعة لا تندرج تحت التصنيفات الأخرى. | رسوم تسجيل مؤتمر |
سير عمل الموافقة
يمر كل مصروف بعملية موافقة منظمة لضمان المساءلة والتوثيق السليم.
مسودة
المصروف أُنشئ ولم يُقدَّم بعد. يمكنك تعديل جميع التفاصيل وإرفاق الإيصالات.
مقدَّم
المصروف قُدِّم للمراجعة. يتلقى المدير المختص إشعاراً.
قيد المراجعة
يراجع المدير تفاصيل المصروف والإيصال والتصنيف. قد يطلب معلومات إضافية.
معتمد / مرفوض
يعتمد المدير المصروف أو يرفضه. المصروفات المعتمدة تُدرج في قائمة التعويضات. المرفوضة تتضمن سبباً ويمكن إعادة تقديمها.
إدارة العملات
يدعم AttendUX عملات متعددة للفرق الدولية والمصروفات عبر الحدود.
يُسجَّل كل مصروف بالعملة التي تم بها. يمكن للنظام عرض المبالغ المعادلة بعملة الشركة الأساسية باستخدام أسعار الصرف المُعدَّة.
عهد الشركة
يتيح نظام العهد للشركات تخصيص أموال للموظفين لمصروفات العمل وتتبع الإنفاق مقابل تلك التخصيصات.
يحصل الموظفون على رصيد عهدة ينخفض مع تقديم المصروفات المعتمدة. يمكن للمديرين تعبئة حسابات العهد وعرض سجل الإنفاق.
تخصيص العهدة
يخصص المدير مبلغ عهدة للموظف (مثلاً: 5,000 جنيه للشهر).
إنفاق الموظف
يقدم الموظف مصروفات مقابل رصيد العهدة. كل مصروف معتمد يُنقص الرصيد المتاح.
التسوية
في نهاية الفترة، يتم إرجاع أي رصيد عهدة متبقٍ أو ترحيله للفترة التالية.
مثال: تقديم مصروف سفر
افتح المصروفات
انتقل إلى المصروفات من الشريط الجانبي وانقر على "+ مصروف جديد".
أكمل النموذج
اختر التصنيف "مواصلات"، أدخل المبلغ "150"، العملة "جنيه مصري"، التاريخ "2025-01-15"، والوصف "تاكسي لاجتماع عميل".
ارفع الإيصال
أرفق صورة إيصال التاكسي باستخدام حقل رفع الإيصال.
قدِّم للموافقة
انقر "تقديم". يتلقى مديرك إشعاراً ويظهر المصروف كـ "بانتظار الموافقة" في لوحتك.