Suivi de Présence
Suivre les entrées et sorties des employés, gérer les registres de présence, traiter les heures supplémentaires et comprendre le cycle complet de présence.
Registres de Présence
La page de présence affiche tous les registres d'entrée et de sortie de votre organisation. Utilisez les filtres pour affiner les registres par plage de dates, employé, succursale ou statut.
Filtres
Utilisez ces filtres en haut de la page de présence pour trouver des registres spécifiques :
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Plage de Dates | Sélecteur de Date | Sélectionnez une date de début et de fin pour afficher la présence sur une période spécifique. |
| Employé | Sélection | Rechercher un employé spécifique par nom ou numéro. |
| Succursale | Liste déroulante | Filtrer les registres de présence par emplacement de succursale. |
| Statut | Liste déroulante | Filtrer par statut de présence : Présent, En retard, Absent, Demi-journée, En congé. |
Colonnes de la Liste
| Colonne | Description |
|---|---|
| Employé | Nom et numéro de l'employé avec avatar miniature. |
| Date | La date calendaire du registre de présence. |
| Heure d'Entrée | Heure à laquelle l'employé a pointé l'entrée, avec icône de méthode. |
| Heure de Sortie | Heure à laquelle l'employé a pointé la sortie. Affiche « — » si toujours en service. |
| Statut | Badge de statut : Présent, En retard, Absent, Demi-journée ou En congé. |
| Heures Travaillées | Total des heures de travail calculées de l'entrée à la sortie. |
| Heures Supplémentaires | Heures supplémentaires après l'heure de fin d'équipe prévue (si les heures supplémentaires sont activées). |
| Méthode | Comment le pointage a été enregistré : GPS Mobile, Reconnaissance Faciale, Bureau, Appareil ZKTeco ou Manuel. |
| Actions | Modifier ou supprimer le registre de présence. |
| Employé | Date | Pointage Entrée | Pointage Sortie | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Ahmed M. | 2025-04-12 | 08:02 | 17:05 | Present |
| Sara A. | 2025-04-12 | 08:45 | 17:00 | Late |
| Khaled H. | 2025-04-12 | — | — | Absent |
| Mona I. | 2025-04-12 | 07:58 | 17:10 | Present |
Statuts de Présence
Chaque registre de présence se voit attribuer l'un des statuts suivants en fonction de l'heure d'entrée de l'employé et de son planning d'équipe :
| Statut | Badge | Description |
|---|---|---|
| Présent | ● Vert | L'employé a pointé à l'heure (dans le délai de grâce) et a complété son équipe. |
| En Retard | ● Ambre | L'employé a pointé après l'heure de début d'équipe plus le délai de grâce. Les minutes de retard sont calculées et peuvent entraîner des déductions automatiques. |
| Absent | ● Rouge | L'employé n'a pas du tout pointé pendant son équipe prévue. |
| Demi-journée | ● Bleu | L'employé a travaillé moins de la moitié de ses heures prévues. Peut être assigné manuellement par l'administrateur. |
| En Congé | ● Gris | L'employé a un congé approuvé pour cette date. Aucun pointage n'est attendu. |
Saisie Manuelle de Présence
Les administrateurs peuvent ajouter des registres de présence manuellement si nécessaire — par exemple lorsqu'un employé oublie de pointer, en cas de panne d'appareil, ou lors d'un travail sur un site distant sans GPS.
| Champ | Type | Requis | Description |
|---|---|---|---|
| Employé | Sélection | ✅ | Sélectionnez l'employé pour lequel vous enregistrez la présence. |
| Date | Date | ✅ | La date du registre de présence. |
| Heure d'Entrée | Heure | ✅ | L'heure à laquelle l'employé a commencé à travailler. |
| Heure de Sortie | Heure | ❌ | L'heure à laquelle l'employé a terminé de travailler. Laissez vide s'il est encore en service. |
| Statut | Sélection | ✅ | Choisissez le statut de présence : Présent, En retard, Demi-journée ou Absent. |
| Notes | Texte | ❌ | Notes optionnelles expliquant la saisie manuelle (ex. « Panne d'appareil », « Travail à distance »). |
Saisie Groupée de Présence
Lorsque vous devez ajouter des registres de présence pour plusieurs employés en même temps (ex. événement d'équipe ou formation externe), utilisez la fonction de présence groupée.
Sélectionner Date et Succursale
Choisissez la date et filtrez optionnellement par succursale pour réduire la liste des employés.
Sélectionner les Employés et Définir les Horaires
Cochez les employés présents et définissez leurs heures d'entrée et de sortie. Vous pouvez appliquer les mêmes horaires pour tous ou définir des horaires individuels.
Enregistrer Tous les Registres
Cliquez sur « Tout Enregistrer » pour créer des registres de présence pour tous les employés sélectionnés en une seule fois.
Importer la Présence
Vous pouvez importer des registres de présence depuis un fichier CSV. Utile lors de la migration depuis un autre système ou l'importation de données depuis des appareils biométriques qui exportent des fichiers CSV.
Télécharger le Modèle
Téléchargez le modèle CSV depuis la page d'importation. Le modèle inclut les colonnes : N° Employé, Date, Heure Entrée, Heure Sortie, Statut.
Remplir les Données
Ouvrez le fichier CSV dans Excel ou Google Sheets et remplissez les données de présence. Utilisez le format AAAA-MM-JJ pour les dates et HH:MM pour les heures.
Téléverser et Vérifier
Téléversez le fichier CSV complété. Le système valide les données et affiche un aperçu avec les erreurs surlignées avant l'importation.
Méthodes de Pointage
AttendUX prend en charge plusieurs méthodes de pointage. Chaque méthode est étiquetée dans le registre de présence pour que vous puissiez voir comment chaque employé a pointé :
| Méthode | Icône | Description |
|---|---|---|
| GPS Mobile | L'employé pointe via l'application mobile avec vérification de localisation GPS. L'application vérifie qu'il est dans le rayon de géorepérage de la succursale. | |
| Reconnaissance Faciale | L'employé pointe via l'application mobile avec reconnaissance faciale. Nécessite un encodage facial préalable dans son profil. | |
| Bureau | Pointage depuis le tableau de bord web par l'administrateur. Utilisé pour le pointage manuel au bureau. | |
| Appareil ZKTeco | Présence enregistrée via un appareil biométrique ZKTeco (empreinte, visage ou carte). Se synchronise avec AttendUX automatiquement ou manuellement. | |
| Manuel | Ajouté manuellement par l'administrateur via le formulaire de présence. Étiqueté pour être identifiable dans les rapports. |
Sortie Automatique
La sortie automatique assure que les employés qui oublient de pointer la sortie ne laissent pas de registres de présence ouverts. Le système ferme le registre automatiquement à une heure configurée.
Comment ça Fonctionne
Lorsque la sortie automatique est activée dans les paramètres, le système surveille les registres de présence ouverts (entrée sans sortie) et les ferme automatiquement :
- À l'heure de fin d'équipe — Si l'équipe de l'employé se termine à 17:00 et qu'il n'a pas pointé la sortie, le système enregistre la sortie à 17:00.
- Après un délai configurable — Vous pouvez définir un tampon (ex. 30 minutes après la fin d'équipe) avant le déclenchement de la sortie automatique, pour tenir compte des heures supplémentaires naturelles.
- Via tâche planifiée — Un processus en arrière-plan qui s'exécute périodiquement pour fermer les registres anciens.
Détection de Pointage Unique
La détection de pointage unique identifie les registres où un employé a pointé l'entrée mais pas la sortie (ou inversement). Elle aide les administrateurs à repérer les pointages manquants et à prendre des mesures correctives.
Le système signale les registres à pointage unique dans la liste de présence et dans le rapport dédié de pointage unique. Les administrateurs peuvent ajouter manuellement l'heure de sortie manquante, ou le système de sortie automatique le traitera à l'heure configurée.
Détection des Heures Supplémentaires
AttendUX peut détecter et calculer automatiquement les heures supplémentaires lorsque les employés travaillent au-delà de leurs heures d'équipe prévues. Les paramètres d'heures supplémentaires sont configurés dans la page des paramètres.
Calcul des Heures Supplémentaires
Les heures supplémentaires sont calculées comme la différence entre l'heure de sortie réelle et l'heure de fin d'équipe prévue, moins un seuil configuré :
| Paramètre | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Activer les Heures Supplémentaires | Interrupteur principal pour activer ou désactiver le suivi des heures supplémentaires dans tout le système. | Activé / Désactivé |
| Taux d'Heures Supplémentaires | Multiplicateur appliqué au salaire horaire pour les heures supplémentaires (ex. 1,5x signifie 50% de plus). | 1.5x |
| Seuil d'Heures Supplémentaires | Minutes minimum après la fin d'équipe avant que les heures supplémentaires ne soient comptabilisées. Empêche les petits retards d'être comptés comme heures supplémentaires. | 15 minutes |
L'équipe d'Ahmed se termine à 17:00. Il pointe la sortie à 19:30. Le seuil d'heures supplémentaires est de 15 minutes et le taux est de 1,5x. Heures supplémentaires = 19:30 − 17:00 − 0:15 seuil = 2 heures 15 minutes. Si son salaire horaire est de 50 EGP, rémunération des heures supplémentaires = 2,25 h × 50 × 1,5 = 168,75 EGP.
Validation de Localisation (Géorepérage GPS)
Lorsque les employés pointent via l'application mobile, le système vérifie leur position GPS par rapport au géorepérage de la succursale. Cela assure que les employés sont physiquement présents sur le lieu de travail.
L'employé ouvre l'application
L'employé ouvre l'application AttendUX et appuie sur « Pointer l'Entrée ». L'application demande les coordonnées GPS actuelles.
Le système calcule la distance
Le serveur calcule la distance entre la position GPS de l'employé et les coordonnées du centre de la succursale. Il la compare au rayon de géorepérage de la succursale.
Accepter ou Rejeter
Si l'employé est dans le rayon de géorepérage, le pointage est accepté. S'il est en dehors, il est rejeté avec le message : « Vous êtes en dehors de la zone autorisée ».
Exemple : Employé en Retard
Scénario : Ce qui se passe étape par étape quand un employé arrive en retard
Début d'Équipe
L'équipe du matin de Fatima commence à 9h00 avec 15 minutes de délai de grâce. Elle doit pointer au plus tard à 9h15 pour être enregistrée « Présente ».
L'employée arrive en retard
Fatima arrive au bureau à 9h32 — 32 minutes après le début de l'équipe et 17 minutes après le délai de grâce.
Pointage via l'application
Fatima ouvre l'application AttendUX et pointe l'entrée. L'application vérifie son visage et la localisation GPS (dans le géorepérage). L'entrée est enregistrée à 9h32.
Le système enregistre le statut « En Retard »
Le système compare 9h32 avec le début d'équipe (9h00) + délai de grâce (15 min.) = 9h15. Puisque 9h32 > 9h15, Fatima est enregistrée « En Retard » avec 17 minutes de retard.
Appliquer la Déduction (si configuré)
Si la déduction automatique pour retard est activée dans les paramètres, le système applique le niveau de déduction configuré. Exemple : 15–30 min. de retard = avertissement, 30–60 min. de retard = déduction de 0,5 jour. Les 17 minutes de retard de Fatima après le délai de grâce tombent dans le premier niveau.