Seguimiento de Asistencia
Rastrear entradas y salidas de empleados, gestionar registros de asistencia, procesar horas extra y comprender el ciclo completo de asistencia.
Registros de Asistencia
La página de asistencia muestra todos los registros de entrada y salida de su organización. Use los filtros para reducir registros por rango de fechas, empleado, sucursal o estado.
Filtros
Use estos filtros en la parte superior de la página de asistencia para encontrar registros específicos:
| Filtro | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Rango de Fechas | Selector de Fecha | Seleccione una fecha de inicio y fin para ver la asistencia dentro de un período específico. |
| Empleado | Selección | Busque un empleado específico por nombre o número. |
| Sucursal | Desplegable | Filtrar registros de asistencia por ubicación de sucursal. |
| Estado | Desplegable | Filtrar por estado de asistencia: Presente, Tarde, Ausente, Medio Día, Con Licencia. |
Columnas de la Lista
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Empleado | Nombre y número del empleado con avatar en miniatura. |
| Fecha | La fecha calendario del registro de asistencia. |
| Hora de Entrada | Hora en que el empleado registró entrada, con icono del método. |
| Hora de Salida | Hora en que el empleado registró salida. Muestra "—" si aún está trabajando. |
| Estado | Insignia de estado: Presente, Tarde, Ausente, Medio Día o Con Licencia. |
| Horas Trabajadas | Total de horas trabajadas calculadas desde entrada hasta salida. |
| Horas Extra | Horas adicionales después del fin del turno programado (si las horas extra están habilitadas). |
| Método | Cómo se registró la entrada: GPS Móvil, Reconocimiento Facial, Escritorio, Dispositivo ZKTeco o Manual. |
| Acciones | Editar o eliminar el registro de asistencia. |
| Empleado | Fecha | Entrada | Salida | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Ahmed M. | 2025-04-12 | 08:02 | 17:05 | Present |
| Sara A. | 2025-04-12 | 08:45 | 17:00 | Late |
| Khaled H. | 2025-04-12 | — | — | Absent |
| Mona I. | 2025-04-12 | 07:58 | 17:10 | Present |
Estados de Asistencia
A cada registro de asistencia se le asigna uno de los siguientes estados basado en la hora de entrada del empleado y su horario de turno:
| Estado | Insignia | Descripción |
|---|---|---|
| Presente | ● Verde | El empleado registró entrada a tiempo (dentro del período de gracia) y completó su turno. |
| Tarde | ● Ámbar | El empleado registró entrada después del inicio del turno más el período de gracia. Se calculan los minutos de tardanza y pueden generar deducciones automáticas. |
| Ausente | ● Rojo | El empleado no registró entrada durante su turno programado. |
| Medio Día | ● Azul | El empleado trabajó menos de la mitad de sus horas programadas. Puede ser asignado manualmente por el administrador. |
| Con Licencia | ● Gris | El empleado tiene licencia o permiso aprobado para esta fecha. No se espera registro de entrada. |
Registro Manual de Asistencia
Los administradores pueden agregar registros de asistencia manualmente cuando sea necesario — por ejemplo cuando un empleado olvida registrar entrada, hay una falla del dispositivo o trabaja en una ubicación remota sin GPS.
| Campo | Tipo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|---|
| Empleado | Selección | ✅ | Seleccione el empleado para el que está registrando la asistencia. |
| Fecha | Fecha | ✅ | La fecha del registro de asistencia. |
| Hora de Entrada | Hora | ✅ | La hora en que el empleado comenzó a trabajar. |
| Hora de Salida | Hora | ❌ | La hora en que el empleado terminó de trabajar. Deje en blanco si aún está trabajando. |
| Estado | Selección | ✅ | Elija el estado de asistencia: Presente, Tarde, Medio Día o Ausente. |
| Notas | Texto | ❌ | Notas opcionales explicando el registro manual (ej. "Falla del dispositivo", "Trabajo remoto"). |
Registro Masivo de Asistencia
Cuando necesite agregar registros de asistencia para múltiples empleados a la vez (ej. evento de equipo o capacitación externa), use la función de asistencia masiva.
Seleccionar Fecha y Sucursal
Elija la fecha y opcionalmente filtre por sucursal para reducir la lista de empleados.
Marcar Empleados y Asignar Horarios
Marque los empleados presentes y establezca sus horas de entrada y salida. Puede aplicar los mismos horarios para todos o establecer horarios individuales.
Guardar Todos los Registros
Haga clic en "Guardar Todo" para crear registros de asistencia para todos los empleados seleccionados de una vez.
Importar Asistencia
Puede importar registros de asistencia desde un archivo CSV. Esto es útil al migrar desde otro sistema o importar datos de dispositivos biométricos que exportan archivos CSV.
Descargar Plantilla
Descargue la plantilla CSV desde la página de importación. La plantilla incluye columnas: No. Empleado, Fecha, Hora Entrada, Hora Salida, Estado.
Completar los Datos
Abra el archivo CSV en Excel o Google Sheets y complete los datos de asistencia. Use el formato AAAA-MM-DD para fechas y HH:MM para horas.
Subir y Revisar
Suba el archivo CSV completado. El sistema valida los datos y muestra una vista previa con errores resaltados antes de importar.
Métodos de Registro de Entrada
AttendUX soporta múltiples métodos de registro de entrada. Cada método se etiqueta en el registro de asistencia para que pueda ver cómo registró cada empleado:
| Método | Icono | Descripción |
|---|---|---|
| GPS Móvil | El empleado registra entrada mediante la aplicación móvil con verificación de ubicación GPS. La app confirma que está dentro del radio de geocerca de la sucursal. | |
| Reconocimiento Facial | El empleado registra entrada mediante la aplicación móvil usando reconocimiento facial. Requiere codificación facial previa en su perfil. | |
| Escritorio | Registro de entrada desde el panel web por el administrador. Se usa para registro manual de oficina. | |
| Dispositivo ZKTeco | Asistencia registrada mediante dispositivo biométrico ZKTeco (huella, rostro o tarjeta). Se sincroniza con AttendUX automática o manualmente. | |
| Manual | Agregado manualmente por el administrador a través del formulario de asistencia. Etiquetado para ser identificable en reportes. |
Salida Automática
La salida automática asegura que los empleados que olvidan registrar salida no queden con registros de asistencia abiertos. El sistema cierra el registro automáticamente en un horario configurado.
Cómo Funciona
Cuando la salida automática está habilitada en la configuración, el sistema monitorea registros de asistencia abiertos (entrada sin salida) y los cierra automáticamente:
- Al fin del turno — Si el turno del empleado termina a las 17:00 y no ha registrado salida, el sistema registra la salida a las 17:00.
- Después de un retraso configurable — Puede establecer un margen (ej. 30 minutos después del fin del turno) antes de activar la salida automática, permitiendo horas extra naturales.
- Vía tarea programada — Un proceso en segundo plano que se ejecuta periódicamente para cerrar registros antiguos.
Detección de Registro Único
La detección de registro único identifica registros donde un empleado registró entrada pero no salida (o viceversa). Ayuda a los administradores a detectar registros faltantes y tomar acciones correctivas.
El sistema marca los registros únicos en la lista de asistencia y en el reporte dedicado de registro único. Los administradores pueden agregar manualmente la hora de salida faltante, o el sistema de salida automática lo procesará en el horario configurado.
Detección de Horas Extra
AttendUX puede detectar y calcular horas extra automáticamente cuando los empleados trabajan más allá de sus horas de turno programadas. La configuración de horas extra se establece en la página de ajustes.
Cálculo de Horas Extra
Las horas extra se calculan como la diferencia entre la hora de salida real y la hora de fin del turno programado, menos un umbral configurado:
| Configuración | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Habilitar Horas Extra | Interruptor principal para activar o desactivar el seguimiento de horas extra en todo el sistema. | Habilitado / Deshabilitado |
| Tasa de Horas Extra | Multiplicador aplicado al salario por hora para horas extra (ej. 1.5x significa 50% adicional). | 1.5x |
| Umbral de Horas Extra | Minutos mínimos después del fin del turno antes de que se cuenten las horas extra. Previene que pequeños retrasos se cuenten como horas extra. | 15 minutos |
El turno de Ahmed termina a las 17:00. Registra salida a las 19:30. El umbral de horas extra es 15 minutos y la tasa es 1.5x. Horas extra = 19:30 − 17:00 − 0:15 umbral = 2 horas 15 minutos. Si su salario por hora es 50 EGP, pago de horas extra = 2.25 hrs × 50 × 1.5 = 168.75 EGP.
Validación de Ubicación (Geocerca GPS)
Cuando los empleados registran entrada mediante la aplicación móvil, el sistema verifica su ubicación GPS contra la geocerca de la sucursal. Esto asegura que los empleados estén físicamente presentes en el lugar de trabajo.
El empleado abre la app
El empleado abre la app AttendUX y toca "Registrar Entrada". La app solicita las coordenadas GPS actuales.
El sistema calcula la distancia
El servidor calcula la distancia entre la ubicación GPS del empleado y las coordenadas del centro de la sucursal. La compara con el radio de geocerca de la sucursal.
Aceptar o Rechazar
Si el empleado está dentro del radio de geocerca, el registro se acepta. Si está fuera, se rechaza con el mensaje: "Estás fuera del área permitida".
Ejemplo: Empleado Llega Tarde
Escenario: Qué sucede paso a paso cuando un empleado llega tarde
Inicio del Turno
El turno mañana de Fatima comienza a las 9:00 AM con 15 minutos de período de gracia. Se espera que registre entrada a más tardar a las 9:15 AM para ser registrada como "Presente".
La empleada llega tarde
Fatima llega a la oficina a las 9:32 AM — 32 minutos después del inicio del turno y 17 minutos después del período de gracia.
Registro de entrada por app
Fatima abre la app AttendUX y registra entrada. La app verifica su rostro y ubicación GPS (dentro de la geocerca). La entrada se registra a las 9:32 AM.
El sistema registra estado como "Tarde"
El sistema compara 9:32 con inicio del turno (9:00) + período de gracia (15 min.) = 9:15. Como 9:32 > 9:15, Fatima se registra como "Tarde" con 17 minutos de tardanza.
Aplicar Deducción (si está configurado)
Si la deducción automática por tardanza está habilitada en la configuración, el sistema aplica el nivel de deducción configurado. Ejemplo: 15–30 min. tarde = advertencia, 30–60 min. tarde = deducción de 0.5 días. Los 17 minutos de tardanza de Fatima después del período de gracia caen en el primer nivel.