Gestion des Employés
Ajouter, modifier, organiser et gérer les employés — de l'embauche à la planification et la gestion documentaire.
Liste des Employés
La liste des employés est la page principale où vous pouvez voir tous les employés de votre organisation. Utilisez les filtres pour affiner la liste et les boutons d'action pour gérer les employés individuellement.
Filtres
Utilisez ces filtres en haut de la liste des employés pour trouver rapidement des employés spécifiques :
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Succursale | Liste déroulante | Filtrer les employés par leur succursale assignée. |
| Département | Liste déroulante | Filtrer les employés par leur département. |
| Statut | Liste déroulante | Filtrer par statut : Actif ou Suspendu. |
Colonnes de la Liste
Le tableau de la liste des employés affiche les colonnes suivantes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| ID Employé | Le code d'identification unique de l'employé (ex. EMP-001). |
| Nom | Le nom complet de l'employé avec photo miniature. |
| Poste | Le titre du poste de l'employé dans l'entreprise. |
| Département | Le département auquel l'employé appartient. |
| Succursale | La succursale assignée à l'employé. |
| Statut | Actif (badge vert) ou Suspendu (badge rouge). |
| Actions | Boutons d'action pour voir, modifier, supprimer ou suspendre l'employé. |
Boutons d'Action
Chaque ligne d'employé dispose des boutons d'action suivants :
- — Ouvrir la page de profil complète de l'employé avec tous les onglets.
- — Ouvrir le formulaire de modification pour changer les données de l'employé.
- — Supprimer définitivement l'employé et tous les enregistrements associés. Cette action est irréversible.
- — Désactiver temporairement le compte de l'employé. Il ne pourra pas se connecter à l'app mobile.
| # | Nom Complet | Département | Statut | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ahmed Mohamed | Engineering | Active | |
| 2 | Sara Ali | Marketing | Active | |
| 3 | Khaled Hassan | Sales | On Leave | |
| 4 | Mona Ibrahim | HR | Active |
Ajouter un Nouvel Employé
Pour ajouter un nouvel employé, cliquez sur le bouton en haut de la page des employés. Remplissez les champs suivants :
| Champ | Type | Requis | Description | Exemple |
|---|---|---|---|---|
| Nom Complet | Texte | ✅ | Le nom officiel complet de l'employé tel qu'il apparaît sur les documents officiels. | Ahmed Mohamed |
| ID Employé | Texte | ✅ | Un code d'identification unique pour l'employé. Doit être unique dans votre organisation. | EMP-001 |
| ✅ | L'adresse email de l'employé. Sera utilisée comme identifiant de connexion pour l'app mobile. | ahmed@company.com |
||
| Téléphone | Texte | ❌ | Numéro de téléphone de contact de l'employé (optionnel). | +20 10X XXX XXXX |
| Poste | Texte | ❌ | Le titre du poste de l'employé dans l'organisation. | Développeur Senior |
| Département | Sélection | ✅ | Sélectionner parmi les départements existants. Créez d'abord les départements si la liste est vide. | Ingénierie |
| Succursale | Sélection | ✅ | Sélectionner parmi les succursales existantes. Cela détermine où l'employé doit pointer. | Siège Le Caire |
| Salaire de Base | Nombre | ✅ | Le salaire de base mensuel de l'employé avant primes et déductions. | 5000 |
| Date d'Embauche | Date | ✅ | La date à laquelle l'employé a commencé ou commencera à travailler. | 2024-01-15 |
| Poste(s) de Travail | Sélection multiple | ✅ | Sélectionnez un ou plusieurs postes pour l'employé. Cela détermine les heures de travail attendues. | Poste Matin (9h00-17h00) |
| Statut | Sélection | ✅ | Définir l'employé comme Actif ou Suspendu. Les nouveaux employés sont normalement définis comme Actif. | Actif |
| Photo | Téléversement de fichier | ❌ | Téléverser une photo de profil pour l'employé. Formats acceptés : JPG, PNG. | JPG / PNG |
| Reconnaissance Faciale | Bouton | ❌ | Capturer l'encodage facial de l'employé pour la reconnaissance faciale lors du pointage. Peut être capturé depuis la caméra du tableau de bord ou téléversé depuis l'app mobile. | Capturer via Caméra |
Ajouter Votre Premier Employé
Fatima Hassan rejoint le Siège Le Caire en tant que Responsable Marketing au département Marketing. Son administrateur crée son compte avec l'email fatima@company.com et un mot de passe temporaire. Elle est assignée au Poste Matin (9h00–17h00) avec un salaire de base de 8 000 EGP. Fatima télécharge l'app AttendUX, entre le code entreprise, se connecte avec ses identifiants et capture son encodage facial pour pointer.
Profil de l'Employé
Cliquez sur le nom d'un employé ou le bouton Voir pour ouvrir la page de profil complète. Le profil est organisé en onglets pour une navigation facile :
Onglets du Profil
La page de profil de l'employé contient les onglets suivants :
| Onglet | Icône | Description |
|---|---|---|
| Info | Détails personnels, coordonnées, titre du poste, département, succursale, salaire, date d'embauche et statut. | |
| Présence | Registres quotidiens de présence avec heures d'entrée/sortie, statut (présent/en retard/absent) et heures supplémentaires. | |
| Paie | Historique salarial, bulletins de paie, déductions, primes et avances. | |
| Documents | Fichiers téléversés comme les contrats, copies d'identité, certificats et autres documents personnels. | |
| Planning | Planning hebdomadaire, rotations de postes et changements de postes temporaires. |
| Phone | +20 100 123 4567 |
| ahmed@company.com | |
| Branch | Main Branch |
| Joined | 2024-01-15 |
Modifier l'Employé
Pour modifier un employé, cliquez sur le bouton Modifier dans la liste des employés ou sur la page de profil. Le formulaire de modification contient les mêmes champs que le formulaire de création.
Champs Modifiables
- Nom, téléphone, poste, département, succursale, salaire, statut et photo
- Email (modifie la connexion à l'app mobile)
- Affectations de postes
- Date d'embauche
- Encodage facial (recapturer ou téléverser)
Champs Non Modifiables
- ID Employé — défini une seule fois lors de la création et ne peut pas être modifié ensuite pour maintenir l'intégrité des données dans les registres de présence et de paie.
Planning Hebdomadaire
Le Planning Hebdomadaire vous permet d'assigner différents postes à différents jours de la semaine pour chaque employé. Idéal pour les employés avec des horaires quotidiens variables.
Ouvrir le profil de l'employé
Naviguez vers la page de profil de l'employé et cliquez sur l'onglet "Planning".
Sélectionner "Planning Hebdomadaire"
Choisissez l'option "Planning Hebdomadaire" dans le sélecteur de type de planning.
Assigner les postes par jour
Pour chaque jour de la semaine (Samedi à Vendredi), sélectionnez le poste dans la liste déroulante. Vous pouvez laisser un jour vide pour le marquer comme jour de repos.
Ahmed travaille le Poste Matin (9h00–17h00) du Dimanche au Jeudi, et le Poste Nuit (22h00–06h00) le Samedi. Le Vendredi est son jour de repos. Son planning hebdomadaire reflète ces différents postes par jour.
| Day | Shift | Start | End |
|---|---|---|---|
| Saturday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Sunday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Monday | Evening | 14:00 | 22:00 |
| Tuesday | Evening | 14:00 | 22:00 |
| Wednesday | Morning | 08:00 | 16:00 |
| Thursday | Off | — | — |
| Friday | Off | — | — |
Planning Rotatif
Le Planning Rotatif vous permet de définir un schéma de postes répétitif qui cycle automatiquement. Parfait pour les usines, hôpitaux et opérations 24/7.
Définir le schéma
Créez un schéma de rotation en spécifiant les postes dans l'ordre. Ex. une rotation 3 postes : Matin → Après-midi → Nuit.
Définir la date de début
Choisissez la date à laquelle la rotation commence. Le système cyclera le schéma automatiquement à partir de cette date.
Inclure les jours de repos
Incluez des jours de repos dans le schéma de rotation. Ex. : Matin, Matin, Nuit, Nuit, Repos, Repos — un cycle de 6 jours.
Une société de sécurité a des gardiens qui travaillent 4 jours, 2 jours de repos en postes rotatifs. Le schéma est : Poste Jour, Poste Jour, Poste Nuit, Poste Nuit, Repos, Repos. À partir du 1er janvier, le Gardien A suit ce schéma continuellement tandis que le Gardien B commence avec un décalage de 2 jours pour assurer la couverture.
Postes Temporaires
Les Postes Temporaires vous permettent de remplacer le planning régulier ou rotatif d'un employé pour des dates spécifiques. Utile pour les occasions spéciales, les jours d'heures supplémentaires ou les changements de planning à court terme.
Sélectionner la/les date(s)
Choisissez la date spécifique ou la plage de dates pour le changement de poste temporaire.
Choisir le poste
Sélectionnez le poste qui s'appliquera à ces dates au lieu du planning régulier.
Enregistrer la modification
Cliquez sur Enregistrer. Le poste temporaire aura priorité sur les plannings hebdomadaires et rotatifs pour les dates spécifiées.
Documents de l'Employé
L'onglet Documents dans le profil de l'employé vous permet de stocker et gérer des fichiers importants pour chaque employé — contrats, copies d'identité, certificats et plus.
Téléverser des Documents
Ouvrir l'onglet Documents
Naviguez vers le profil de l'employé et cliquez sur l'onglet "Documents".
Cliquer sur Téléverser
Cliquez sur "Téléverser Document" et sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur. Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX.
Ajouter un titre
Donnez au document un titre descriptif (ex. "Contrat de Travail 2024", "Copie Carte d'Identité").
Pour chaque document téléversé, vous pouvez :
- — Télécharger le fichier sur votre ordinateur.
- — Supprimer définitivement le document. Cette action est irréversible.
Importation en Masse
Si vous devez ajouter de nombreux employés, utilisez la fonction d'importation en masse pour téléverser un fichier CSV au lieu de les créer un par un.
Modèle CSV
Téléchargez le modèle CSV depuis la page d'importation et remplissez-le avec vos données d'employés. Les colonnes suivantes sont disponibles :
| Colonne | Requis | Description | Exemple |
|---|---|---|---|
| name | ✅ | Nom complet de l'employé. | Ahmed Mohamed |
| employee_id | ✅ | Code d'ID employé unique. Ne doit pas déjà exister. | EMP-001 |
| ✅ | Email de l'employé pour la connexion à l'app mobile. Doit être unique. | ahmed@company.com |
|
| phone | ❌ | Numéro de téléphone de contact. | +201012345678 |
| position | ❌ | Titre du poste ou fonction. | Developer |
| department | ✅ | Nom du département. Doit correspondre exactement à un département existant. | Engineering |
| branch | ✅ | Nom de la succursale. Doit correspondre exactement à une succursale existante. | Cairo HQ |
| salary | ✅ | Salaire de base mensuel (valeur numérique uniquement). | 5000 |
| hire_date | ✅ | Date d'embauche au format AAAA-MM-JJ. | 2024-01-15 |
Étapes d'Importation
Télécharger le modèle
Cliquez sur "Télécharger Modèle CSV" sur la page d'importation pour obtenir un fichier préformaté avec les bons en-têtes.
Remplir les données des employés
Ouvrez le fichier CSV dans Excel ou Google Sheets et remplissez vos données d'employés. Assurez-vous que tous les champs requis sont complets.
Téléverser et vérifier
Téléversez le fichier CSV complété. Le système validera les données et vous montrera un aperçu avec les erreurs surlignées avant l'importation.
Erreurs d'Importation Courantes
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Email Dupliqué | Un employé avec cet email existe déjà dans le système. | Utilisez une adresse email unique pour chaque employé. |
| ID Employé Dupliqué | Le code d'ID employé est déjà attribué à un autre employé. | Attribuez un ID employé unique à chaque personne. |
| Champ Requis Manquant | Une colonne requise (nom, email, département, etc.) est vide. | Remplissez tous les champs requis dans le fichier CSV. |
| Département Invalide | Le nom du département ne correspond à aucun département existant. | Assurez-vous que le nom du département correspond exactement (sensible à la casse) ou créez d'abord le département. |
| Format de Date Invalide | La date d'embauche ne correspond pas au format attendu AAAA-MM-JJ. | Utilisez le format AAAA-MM-JJ (ex. 2024-01-15). |
Suspendre / Réactiver un Employé
Suspendre un employé désactive temporairement son compte sans supprimer ses données. Utile pour les employés en congé prolongé, sous enquête ou temporairement partis.
Comment Suspendre
Trouver l'employé
Allez sur la page des employés et trouvez l'employé que vous souhaitez suspendre.
Cliquer sur Suspendre
Cliquez sur le bouton Suspendre dans la colonne d'actions, ou ouvrez le profil de l'employé et changez le statut en "Suspendu".
Effets de la Suspension
- L'employé ne peut pas se connecter à l'app mobile.
- Il n'apparaîtra pas dans les rapports de présence et ne sera pas marqué comme absent.
- Il ne sera pas compté dans votre limite de licence d'employés actifs.
- Toutes les données historiques (présence, paie, documents) sont préservées.
Réactiver un Employé
Pour réactiver, changez simplement le statut de l'employé en "Actif" depuis le profil ou la liste des employés. Il pourra immédiatement se reconnecter à l'app mobile et reprendre les opérations normales.